Handleidingen

Algemene informatie

Vorige pagina

Communicatiecontext

De Communicatiecontexten in het RIO-portaal zijn bedoeld om vast te kunnen leggen hoe het onderwijsbestuur/ de onderwijsaanbier/ de onderwijslocatie voor een bepaald onderwerp (= communicatiecontext) benaderd moet worden.
De contactgegevens kunnen alleen in het RIO-portaal vastgelegd worden.

Bij de organisatorische eenheden in RIO kunnen contactgegevens worden vastgelegd. Uitgangspunt is dat we niet communiceren met erkenningen of met locaties/gebouwen maar met organisatieonderdelen. In tegenstelling tot wat vaak gebruikelijk is in registraties zijn die bereikbaarheidsgegevens dus niet hetzelfde als het fysieke adres van een gebouw (bijv. het adres dat bij de vestigingserkenning is opgenomen), maar worden ze bepaald door een zogeheten communicatiecontext. Dat is een formele benaming voor onderwerp. Immers, het hangt sterk af van het onderwerp met wie binnen een onderwijsinstelling een externe partij contact zou moeten opnemen.

Gaat het over de bekostiging? Dan lopen die contacten veelal op het niveau van het onderwijsbestuur. Die kan daarvoor echter een centrale afdeling hebben ingericht op een heel andere plek dan wat er is geregistreerd in het Handelsregister als formeel adres en wat door DUO wordt overgenomen bij de Bevoegdgezagerkenning. Voor communicatie over verzuim is het logisch dat dit dichter bij de onderwijsaanbieders zal zijn georganiseerd, maar ook hier geldt, dat er soms centrale verzuimcoördinatoren zijn die niet noodzakelijkerwijs precies op de plek zitten van de onderwijsaanbieder zelf en ook niet op de plek (onderwijslocatie) waar de verzuimpleger meestentijds onderwijs geniet. Samen met de ketenpartners (denk aan DUO, Inspectie voor het Onderwijs en gemeenten) bepaalt het onderwijs voor welke onderwerpen het nodig is om er gestructureerd bereikbaarheidsgegevens voor vast te leggen.

Verschillende communicatiecontexten

Onderwijsinstellingen hebben voor het po, vso, vo, mbo, vavo, ho en particulier onderwijs de volgende communicatiecontexten onderkend: 

Omschrijving Toegankelijk voor Relevant voor
PO (BO/SO) VSO VO MBO VAVO HO Particulier onderwijs
Algemeen Openbaar  v v v v v v v
Aanmelden (MBO/VAVO) Openbaar v v
BPV Uitvoering SBB v
Toezicht Inspectie van het Onderwijs v v v v v
Bekostiging DUO, OCW v v v v v v
Leerplicht/RMC Leerplichtambtenaar, RMC v v v v v
Leerlingzaken Onderwijsinstelling v v v
Facturatie Openbaar v v v
v v
RIO-beheer DUO, Inspectie, Raden v v v
v v v
OCW/DUO DUO v v v
STAP budget regeling DUO, UWV v v v v
Verwerkersovereenkomst Onderwijsinstelling v v v

Voorbeeld: 
Gaat het over de bekostiging? Dan lopen die contacten via het niveau van het Onderwijsbestuur, die daarvoor een centrale afdeling heeft ingericht op een andere plek dan waar het erkende bevoegd gezag formeel is geregistreerd.

Voorbeeld: 
Voor communicatie over verzuim is het logisch dat dit dichter bij de Onderwijsaanbieders zal zijn georganiseerd. Maar ook hier geldt dat er soms centrale verzuimcoördinatoren zijn die niet op de plek zitten van de Onderwijsaanbieder zelf en ook niet op de Onderwijslocatie waar de student onderwijs geniet.

Zichtbaarheid contactgegevens

Niet alle contactgegevens zijn zichtbaar voor alle partijen. Dit is afhankelijk van de rol en autorisatie van degene die de gegevens raadpleegt.
De contactgegevens voor de communicatiecontext ‘Algemeen’ zijn bijvoorbeeld voor iedereen zichtbaar. 
De contactgegevens die vastgelegd zijn bij de communicatiecontext ‘Toezicht’ zijn alleen zichtbaar voor medewerkers van de onderwijsinspectie.

Vermijd persoonsgegevens
De contactgegevens mogen, in communicatiecontexten die voor iedereen toegankelijk zijn, op grond van de AVG Link opent externe pagina geen gegevens bevatten die herleidbaar zijn tot personen.
Dit in verband met het borgen van de privacy van deze medewerkers. 

Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het gebruik van een persoonsnaam in een mailadres binnen de communicatiecontext Algemeen of Aanmelden mbo/vavo. 
Voor u als onderwijsorganisatie is het handig om een mailbox te gebruiken waar meerdere medewerkers gelijktijdig gebruik van kunnen maken, bijvoorbeeld leerplicht@instelling.nl.
Dit is ook handig als er personeelswisselingen zijn of vervanging bij ziekte en verlof.

Voor de overige (thans onderkende) communicatiecontexten geldt een duidelijke rol- en doelbinding en is de toegang tot deze contactgegevens gelimiteerd tot geautoriseerde functionarissen van een specifieke ketenpartner.
Effecten van wel of niet vastleggen van contactgegevens
Er kunnen contactgegevens vastgelegd worden voor de communicatiecontexten op het niveau van het Onderwijsbestuur, Onderwijsaanbiedergroep en de Onderwijsaanbieder.
Het is niet verplicht om alle communicatiecontexten te vullen voor elk organisatieonderdeel. 

Wanneer contactgegevens van een communicatiecontext gelden voor de gehele organisatie dan kunnen de contactgegevens bij het Onderwijsbestuur vastgelegd worden; deze contactgegevens hoeven dan niet ook bij alle onderliggende Onderwijsaanbieders of Onderwijsaanbiedergroep vastgelegd te worden.
Als de contactgegevens voor een specifieke Onderwijsaanbieder gelden, moeten de contactgegevens vastgelegd worden bij de desbetreffende Onderwijsaanbieder.

Zijn er bij een Onderwijsaanbieder geen contactgegevens vastgelegd van dezelfde communicatiecontext dan worden de contactgegevens van bovenliggende Onderwijsbestuur getoond.

RIO Geen contactgegevens VOORBEELD