Vorige pagina

Communicatiecontexten MBO

Naast de contactgegevens van uw bestuur, onderwijsaanbieders en onderwijsaanbiedersgroep kunt u in RIO ook contactgegevens registeren die door externe partijen raadpleegbaar zijn. In RIO heet dit de communicatiecontexten. 

Wat is een communicatiecontext?

Een communicatiecontext is een onderwerp waarover een externe partij contact kan opnemen met uw onderwijsinstelling. Denk aan bekostiging of leerplicht. In RIO kunt u bij ieder communicatiecontext contactgegevens invoeren zodat het voor een externe partij duidelijk is met welke afdeling of persoon ze hiervoor contact kunnen opnemen.


Voor wie?


Niet alle contactgegevens zijn zichtbaar voor iedereen, in het overzicht (Welke communicatiecontexten zijn er?) is per context aangegeven of deze openbaar is of niet.


Welke communicatiecontexten zijn er?

In het mbo kunt u voor 8 communicatiecontexten contactgegevens registreren. Wanneer u klikt op de groene button ziet u een opsomming van deze onderwerpen en wie de contactgegevens kunnen raadplegen. In de laatste kolom vindt u een toelichting over het gebruik en doel per onderwerp.

Gebruik van communicatiecontexten door externe partijen

Door de communicatiecontexten voor uw organisatie goed in te vullen, zullen vragen van externe partijen op de door u gewenste plek in uw organisatie binnenkomen. Als een externe partij contact met uw instelling wil, gebruiken zij de contactgegevens die u hebt ingevuld in het bijbehorende communicatiecontext. Wanneer deze communicatiecontext niet gevuld is, worden er andere contactgegevens gebruikt. In onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd op welke manier dit gebeurt. 

Voorbeeld 
in deze afbeelding is weergegeven hoe in RIO wordt bepaald welke contactgegevens het UWV gebruikt wanneer zij contact met uw organisatie wil over de STAP-budgetregeling. 
Gebruik communicatiecontexten afbeelding
  1. In eerste instantie gebruikt het UWV de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn ingevuld bij de communicatiecontext STAP-budgetregeling.
  2. Als de communicatiecontext STAP-budgetregeling niet bij de onderwijsaanbieder gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens die bij uw bestuur zijn vastgelegd in de communicatiecontext STAP-budgetregeling
  3. Als de communicatiecontext STAP-budgetregeling ook bij uw bestuur niet gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn vastgelegd in de communicatiecontext Algemeen
  4. Als de communicatiecontext Algemeen bij de onderwijsaanbieder ook niet gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens uit de communicatiecontext Algemeen van uw bestuur.
  5. Is ook bij uw bestuur de communicatiecontext Algemeen niet gevuld? Dan gebruikt het UWV de contactgegevens uit het handelsregister
Richtlijnen voor het registreren van contactgegevens bij de communicatiecontexten

U kunt contactgegevens registreren voor de communicatiecontexten op het niveau van het onderwijsbestuur en onderwijsaanbieder. Het is niet verplicht om alle communicatiecontexten te vullen voor elk organisatieonderdeel. Denk goed na over op welk adres u de vragen binnen wilt krijgen. Afhankelijk van uw keuze registreert u de communicatiecontexten bij uw bestuur of bij een onderwijsaanbieder.

Hier volgen een paar richtlijnen voor de registratie van de contactgegevens:
  • Voer bij uw onderwijsbestuur altijd de communicatiecontext ‘Algemeen’ in. Als u ‘Algemeen’ niet vult toont RIO de contactgegevens uit het Handelsregister en dat is vaak niet gewenst. Denk bij ‘Algemeen’ aan de gegevens die op de eigen website onder ‘Contact’ worden getoond. Als voor een bepaalde communicatiecontext geen contactgegevens zijn geregistreerd,  gebruiken externe partijen de contactgegevens van de communicatiecontext ‘Algemeen’.
  • Als contactgegevens van een bepaalde communicatiecontext gelden voor de hele organisatie dan hoeft u alleen de contactgegevens van deze communicatiecontext bij het onderwijsbestuur te registreren. Als van een onderwijsaanbieder een communicatiecontext niet is gevuld, maar diezelfde communicatiecontext is bij het onderwijsbestuur wel gevuld, dan worden bij de onderwijsaanbieder voor die communicatiecontext de contactgegevens van het onderwijsbestuur getoond.  Zie het voorbeeld in Gebruik van communicatiecontexten door externe partijen
  • Als de contactgegevens van een communicatiecontext gelijk zijn aan de contactgegevens bij ‘Algemeen’ dan hoeft u bij deze communicatiecontext geen gegevens te registreren. Wijken de gegevens  af? Bijvoorbeeld een ander telefoonnummer of e-mailadres? Vul dan de betreffende communicatiecontext wel. Vul de context wel zo volledig mogelijk in en niet alleen het afwijkende gegeven zoals bijvoorbeeld het telefoonnummer of e-mailadres. Zorg dat alles gevuld is ook hetgeen hetzelfde is als bij algemeen. Want als er bij uw bestuur bij een communicatiecontext een telefoonnummer en een e-mailadres geregistreerd staat en bij de onderwijsaanbieder alleen het telefoonnummer.. Dan is bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer zichtbaar. Het e-mailadres van het bestuur wordt dan niet overgenomen.
  • Het is niet mogelijk om op onderwijslocatieniveau contactgegevens te registreren.
De handleiding voor het vastleggen van contactgegevens vind u hier.
Beheer van de gegevens


Het gebruik van de gegevens uit de communicatiecontexten valt of staat met de juistheid van de ingevulde gegevens. Zorg daarom dat u intern afspraken maakt over het actueel houden van deze gegevens.