Dit stappenplan is opgesteld om onderwijsinstellingen te ondersteunen bij de handmatige registratie van de voor STAP benodigde gegevens in de Registratie Instellen en Opleiding (RIO). Zoals u wellicht al weet is dit een landelijk register waarin onderwijsinstellingen zelf drie zaken vastleggen: hun onderwijsaanbod, de manier waarop ze zijn georganiseerd en hoe je met ze in contact kan komen. RIO vervult de functie van STAP-scholingsregister. Opname in het STAP-scholingsregister kan alleen als men één van de vier erkenningen heeft.
Er zijn drie manieren om gegevens in RIO te registreren:
1) via een geautomatiseerde koppeling tussen het eigen administratiesysteem en RIO
2) via EDU-DEX
3) handmatig via het RIO-portaal.
Dit stappenplan is enkel van toepassing voor de handmatige registratie via het RIO-portaal.
Wilt u voordat u begint met invoeren eerst meer informatie over STAP? Klik dan hier Link opent externe pagina
Het 8 stappenplan voor STAP budget
In RIO gaat u voor uw onderwijsinstelling de onderwijsaanbieder(s), de onderwijslocatie(s), het opleidingsaanbod dat u in aanmerking wilt laten komen voor STAP en de contactgegevens registreren.
Stap 1: Breng uw organisatie in kaart
Voordat u RIO gaat vullen, is het goed om te bepalen hoe u uw onderwijsorganisatie in RIO wilt vastleggen. Vraag uzelf af hoe u de onderwijsorganisatie wilt presenteren/ profileren en hoe u dit nu bijvoorbeeld op uw eigen site al doet. Deze vragen helpen bij het maken van de juiste keuze.
Daarnaast is het belangrijk dat u alvast de contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres, website, postadres en bezoekadres) van uw onderwijsaanbieders verzamelt. Deze gegevens hebt u nodig voor het vullen van de verschillende communicatiecontexten.
Stap 2: Vraag de juiste autorisaties aan
Om in het RIO portaal uw scholingsactiviteiten vast te kunnen leggen, heeft u toegang tot MijnDUO nodig en de RIO beheerdersrollen en eHerkenning op niveau 3 (of een token als u die al heeft).
Voordat u de gegevens in RIO kunt vullen, moet u beschikken over de benodigde beheer- en gebruikersrollen in MijnDUO. Deze vraagt u aan met het formulier Toegang MijnDUO.
Als u voor uw onderwijsinstelling de beheerder bent van MijnDUO, hebt u de RIO beheerdersrollen nodig om uzelf of een collega de RIO gebruikersrollen toe te kennen. Dit doet u door bij ‘Autorisatiebeheer’ de betreffende rollen en kenmerken te koppelen.
De Beheerder RIO van MijnDUO kan gebruikersrollen toekennen aan collega’s. Het is wel zaak om het overzicht te bewaren en het vullen van RIO bij 1 of 2 personen te beleggen.
Stap 3: Voer de onderwijsaanbieder(s) op
Het doel van het toevoegen van een onderwijsaanbieder is om vast te leggen welke onderwijsaanbieders, namens het onderwijsbestuur, het onderwijs verzorgen.
Let op! Het gaat hier om de naam waaronder de onderwijsaanbieder de opleiding aanbiedt aan de burger. Gebruikt u meerdere namen (ook wel organisatienamen of labels genoemd) om opleidingen aan te bieden? Dan legt u meerdere onderwijsaanbieders vast.
- Klik op Onderwijsaanbieder toevoegen (zie groen gearceerd in onderstaande schermprint)
Onderstaand scherm verschijnt.
Voer de volgende velden in:
- Naam
- Internationale naam (indien van toepassing)
- Oprichtingsdatum
Alle noodzakelijke velden ingevuld? Klik dan op bewaar. Uw onderwijsaanbieder is nu opgeslagen. In het STAP-scholingsregister wordt een unieke aanduiding (OnderwijsAanbiederCode) aangemaakt, deze wordt getoond op het scherm. Deze code is gelijk aan de 'Opleider Id' die u bij het UWV, onder andere voor het STAP-aanmeldbewijs, gebruikt.
Let op! Tijdens het opvoeren, komt u diverse optionele velden tegen. Wij raden u aan, indien mogelijk, ook deze velden zo veel mogelijk in te vullen. Dit geeft een vollediger beeld voor de burger, wanneer deze in het UWV portaal naar een onderwijsaanbieder of aangeboden opleiding zoekt.
Stap 4: Voer de onderwijslocatie(s) op
Het doel van het toevoegen van een onderwijslocatie is om vast te leggen op welke locaties van het onderwijsbestuur, opleidingen aangeboden worden. Indien er sprake is van online onderwijs, is het opvoeren van een locatie uiteraard niet van toepassing.
- Selecteer het onderwijsbestuur waar u een onderwijslocatie wilt toevoegen
- Klik op het Onderwijslocaties (groen gearceerd in onderstaande schermprint)
Voor het toevoegen van een nieuwe onderwijslocatie klikt u +onderwijslocatie toevoegen
Onderstaand scherm verschijnt
- Voer een (deel van het) adres in
- Er verschijnt een drop-down menu waaruit u het juiste adres kunt selecteren. Deze informatie is afkomstig uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG).
- Voer tot slot in vanaf welke datum de onderwijslocatie in gebruik is en klik op bewaar
Let op! Komt het adres dat u wilt invoeren niet voor in de schermen, neem dan contact op met de BAG Link opent externe pagina voor het opvoeren van het adres.
Uw onderwijslocatie is nu toegevoegd.
Let op! Hebt u per abuis een verkeerd adres ingevoerd of wilt u een onderwijslocatie op inactief zetten? Klik dan hier voor een toelichting.
Voordat u verder gaat
Nadat u de onderwijsaanbieder(s) en de onderwijslocatie(s) hebt opgevoerd, kunt u het opleidingsaanbod dat u in aanmerking wilt laten komen voor STAP opvoeren. Afhankelijk van de erkenning(en) die u heeft, kunt u opleidingen en cursussen voor het hoger onderwijs opvoeren.
Hoger onderwijs
Dit betreft de door de NVAO geaccrediteerde opleidingen (masters, bachelors en associate degrees (AD)) of onderdelen van een geaccrediteerde opleiding(minor, module etc.). Deze opleidingen/ opleidingsonderdelen kunt u alleen aanbieden (en opvoeren in RIO) als u een door OCW erkende HO-instelling (bekostigd en niet bekostigd) bent, met een licentie voor het aanbieden van deze opleidingen. In RIO kunt u de gehele opleiding als aangeboden opleiding opvoeren, en zo in aanmerking laten komen voor STAP. Het is ook mogelijk om een onderdeel van een geaccrediteerde opleiding, bijvoorbeeld een module of een minor, als aangeboden opleiding in RIO op te voeren.
Particulier onderwijs
Hieronder vallen alle andere opleidingen en onderdelen van een opleiding, die wel in aanmerking komen voor STAP, maar niet behoren tot een geaccrediteerde opleiding of een onderdeel zijn van een geaccrediteerde opleiding.
Opleidingseenheid, aangeboden opleiding en cohort
In RIO wordt onderscheid gemaakt tussen de opleidingseenheid, de aangeboden opleiding en het cohort. Hieronder wordt kort toegelicht wat deze termen inhouden.
De opleidingseenheid is een geheel van kennis, inzicht en vaardigheden die doormiddel van een naam in RIO wordt vastgelegd. Het kan gaan om een volledige opleiding of een deel van een opleiding zoals een cursus of training.
Voor het HO zijn er vier verschillende type opleidingseenheden:
- HO Opleiding
Een opleiding in het hoger onderwijs is een samenhangend geheel van onderwijseenheden, gericht op de verwezenlijking van welomschreven doelstellingen op het gebied van kennis, inzicht en vaardigheden waarover degene die de opleiding voltooit, dient te beschikken.
- HO Onderwijseenhedencluster (HOECje)
Een samenhangend geheel van onderwijseenheden, die certificeerbaar zijn.
- HO Onderwijseenheid
Een kleinste deel van een HO-opleiding dat onderdeel is van een examenprogramma, dat wordt afgesloten met een tentamen op basis waarvan European Credits kunnen worden toegekend.
- Particuliere opleiding
Opleidingen of onderdelen van een opleiding die niet zijn geaccrediteerd door de NVAO
Aangeboden opleidingen
De aangeboden opleiding is een opleidingseenheid die door een onderwijsaanbieder, al dan niet op een bepaalde onderwijslocatie wordt aangeboden. De aangeboden opleidingen worden door de opleider zelf opgevoerd in RIO.
In het HO zijn er drie verschillende type aangeboden opleidingen
- Hoger Onderwijs (Opleiding)
- Hoger Onderwijs (Opleidingsonderdeel (i.e. HOECje of HOOnderwijseenheid)
- Particulier Onderwijs
Cohort
Het cohort is de programmering van een aangeboden opleiding, met onder andere een startdatum en een einddatum. De cohorten worden, samen met de aangeboden opleiding, opgevoerd door de onderwijsaanbieder.
Een cohort is een registratie van een scholingsactiviteit. Om uw scholingsactiviteit in aanmerking te laten komen voor het STAP scholingsaanbod, is het noodzakelijk cohorten op te voeren.
Wanneer een student zich kan aanmelden voor een aangeboden opleiding voor een bepaalde periode wordt de status 'open' weergegeven. Als een cohort 'gesloten' is kan een student zich niet meer aanmelden voor deze betreffende periode, maar wellicht wel voor een andere periode. Een aangeboden opleiding kan 0, 1 of meerdere cohorten hebben.
Bepalen van de Opleidingseenheden
De door OCW erkende ho-instellingen kunnen de masters, bachelors en AD’s in aanmerking laten komen voor STAP. Dit geldt ook voor onderdelen, bijvoorbeeld modules en minors, van deze geaccrediteerde opleidingen (hoger onderwijs). Door OCW erkende ho-instellingen kunnen daarnaast zelf ontwikkelde cursussen en trainingen (die niet zijn geaccrediteerd) in RIO opvoeren en in aanmerking laten komen voor STAP. Deze vallen in RIO onder het particulier onderwijs. Er zijn ook instellingen met een NRTO-keurmerk die tevens een door OCW erkende ho-instelling zijn. In dat geval kunnen zij ook opleidingen uit de categorieën hoger onderwijs in aanmerking laten komen voor STAP. Dit wordt duidelijk in onderstaande uitgangspunten en schema.
In het HO zijn de volgende uitgangspunten opgesteld m.b.t. de opleidingseenheid:
- Een Opleidingseenheid* die geaccrediteerd is door de NVAO (dus alléén een HO-opleiding, HO-onderwijseenhedencluster (HO-onderwijseenheid).
- waarbij een ho-onderwijseenhedencluster of ho-onderwijseenheid altijd een onderdeel vormt van een geaccrediteerde opleiding of nog te accrediteren opleiding.
- een opleiding (Bachelor, Master of AD) die in de toekomst geaccrediteerd gaat worden door de NVAO betreft altijd een ho-opleiding.
- Een opleidingseenheid* die niet geaccrediteerd is door de NVAO (dit mag nooit een HO-opleiding, HO-onderwijseenhedencluster of HO-onderwijseenheid zijn). Dit zal in RIO vallen onder een Particuliere opleidingseenheid.
* Voorbeelden van een HO Opleidingseenheid zijn een Bachelor, Master, AD, Cursus, Minor, Module, etc.
Onderstaand stroomschema is opgesteld als leidraad voor de juiste registratie. Dit schema toont u hoe u de opleidingseenheid dient te registreren in RIO.
Let op! Het is van belang dat de opleidingseenheden worden vastgelegd voordat wordt gestart met het vastleggen van de aangeboden opleiding. Voer deze zelf op als deze nog niet voor u zijn opgevoerd.
Is uw opleidingseenheid nog niet opgevoerd? Doe dit dan eerst via het onderwijsbestuur
Het kan voorkomen dat uw opleiding(seenheid) nog niet voorkomt in RIO.
In dit geval heeft u de mogelijkheid deze opleiding zelf toe te voegen. Onderstaande instructie helpt u hierbij.
- Klik op het onderwijsbestuur, zoals groen gearceerd in onderstaand scherm.
Onderstaand scherm verschijnt
- Klik op ´Opleidingen´
In onderstaan scherm kunt u zien welke opleidingen al zijn opgevoerd.
- Staat de opleiding die u wilt opvoeren in het opleidingsaanbod hier al tussen? Ga dan verder met ‘Stap 5: Voer het opleidingsaanbod op’
- Staat de opleiding er niet bij? Klik dan op ´Opleiding toevoegen´
Kies wat u wilt toevoegen (klik op één van onderstaande uitschuifmenu's om het scherm en toelichting te raadplegen):
HO onderwijseenhedencluster en onderwijseenheid
Let op! Tijdens het opvoeren, komt u diverse optionele velden tegen. Wij raden u aan, indien mogelijk, ook deze velden zo veel mogelijk in te vullen. Dit geeft een vollediger beeld wanneer in het UWV portaal naar een onderwijseenheid wordt gezocht.
- Selecteer bij ‘Sector’ de juiste categorie en voeg de opleidingseenheid d.m.v. een datum, naam en peildatum toe.
- Vul de benamingen, afkorting en omschrijving in.
- Voer, indien van toepassing de International Standard Classification of Education (ISCED) in. Dit is de internationale onderwijsindeling van de UNESCO naar niveau en richting van de opleidingen. Meer info over ISCED. Link opent externe pagina
- Wanneer u heeft gekozen voor het toevoegen van een onderwijseenhedencluster, verschijnt ook het veld 'Keuzeruimtesoort'. Selecteer in het drop down menu wat voor u van toepassing is.
Alle gegevens ingevuld? Geef tot slot aan wat de begindatum van de aangeboden opleiding is en klik op Bewaar
HO opleiding
Let op! Tijdens het opvoeren, komt u diverse optionele velden tegen. Wij raden u aan, indien mogelijk, ook deze velden zo veel mogelijk in te vullen. Dit geeft een vollediger beeld wanneer in het UWV portaal naar een onderwijseenheid wordt gezocht.
- Selecteer bij ‘Sector’ de juiste categorie
- Selecteer de opleidingssoort. Hier kunt u aangeven of het een opleiding betreft of een variant van een bestaande opleiding (bijvoorbeeld: Bedrijfskunde is een bestaande opleiding, een variant daarvan is Bedrijfskunde Change Management)
- Vul de benamingen, afkorting en omschrijving in.
- Geef aan welk waardedocument men ontvangt bij succesvolle afronding van de opleiding
- Registreer op welk niveau de opleiding wordt verzorgd
- Voer, indien van toepassing de International Standard Classification of Education (ISCED) in. Dit is de internationale onderwijsindeling van de UNESCO naar niveau en richting van de opleidingen. Meer info over ISCED. Link opent externe pagina
- Geef aan welke studielast en studielasteenheid van toepassing is
Alle gegevens ingevuld? Geef tot slot aan wat de begindatum van de aangeboden opleiding is en klik op Bewaar
Keuzescherm opleidingsvariant:
Particuliere opleiding
Let op! Tijdens het opvoeren, komt u diverse optionele velden tegen. Wij raden u aan, indien mogelijk, ook deze velden zo veel mogelijk in te vullen. Dit geeft een vollediger beeld wanneer in de UWV portaal naar een opleiding wordt gezocht.
- Voer de namen, afkorting en omschrijving van de particuliere opleiding in
- Soort waardedocument: Geef aan wat voor waardedocument de onderwijsvolger na afronding van de opleiding ontvangt
- Niveau: Geef aan op welk niveau de betreffende opleiding wordt aangeboden
- EQF en NLQF: Geef aan welke erkenning van toepassing is voor de betreffende aangeboden opleiding. Meer informatie nodig over NLQF en EQF? Klik dan hier Link opent externe pagina .
- Geef aan welke Studielast en Studielasteenheid van toepassing zijn (optioneel)
Alle gegevens ingevuld? Geef tot slot aan wat de begindatum van de aangeboden opleiding is en klik op Bewaar
Stap 5: Voer de aangeboden opleiding(en) op
In het kader van het STAP-budget, moet vastgelegd worden welke opleiding(en) de onderwijsaanbieder aanbiedt. Daarbij wordt een relatie gelegd met een (erkende) opleidingseenheid en is het mogelijk aan te geven waar deze opleiding wordt gegeven (onderwijslocatie).
- Klik op ‘Mijn organisatie’ om naar de organisatiestructuur te gaan.
- Klik op ‘Aangeboden opleidingen’ onder de onderwijsaanbieder waar een aangeboden opleiding moet worden toegevoegd.
De aangeboden opleidingen die al geregistreerd zijn, worden hier getoond.
- Klik op ‘Aangeboden opleiding toevoegen’.
U krijgt een vervolgscherm voor het opvoeren van een aangeboden opleiding of opleidingseenheid (zie hieronder). Klik op het opleidingsniveau dat voor uw opleidingsaanbieder van toepassing is.
5.1 Aangeboden opleiding toevoegen HO
Let op! Tijdens het opvoeren, komt u diverse optionele velden tegen. Wij raden u aan, indien mogelijk, ook deze velden zo veel mogelijk in te vullen. Dit geeft een vollediger beeld voor de burger, wanneer deze in het UWV portaal naar een onderwijsaanbieder of aangeboden opleiding zoekt.
- Selecteer bij ‘Sector’ de juiste categorie en kies vervolgens de Opleiding (alle opleidingen die in RIO bekend zijn worden weergegeven)
Vul in onderstaand scherm de gevraagde gegevens in. Indien u een nadere toelichting op de velden wilt, kunt u zicht wenden tot de begrippenlijst HO onderaan stap 5
Alle gegevens ingevuld? Geef tot slot aan wat de begindatum van de aangeboden opleiding is en klik op Bewaar
5.2 Opleidingsonderdeel HO toevoegen
Let op! Tijdens het opvoeren, komt u diverse optionele velden tegen. Wij raden u aan, indien mogelijk, ook deze velden zo veel mogelijk in te vullen. Dit geeft een vollediger beeld voor de burger, wanneer deze in het UWV portaal naar een onderwijsaanbieder of aangeboden opleiding zoekt.
- Selecteer bij ‘Sector’ de optie Hoger onderwijs (opleidingsonderdeel) en kies vervolgens de Opleiding (alle opleidingen die in RIO bekend zijn worden weergegeven)
Vul in onderstaand scherm de gevraagde gegevens in. Indien u een nadere toelichting op de velden wilt, kunt u zicht wenden tot de begrippenlijst HO onderaan stap 5
Alle gegevens ingevuld? Geef tot slot aan wat de begindatum van de aangeboden opleiding is en klik op Bewaar.
5.3 Aangeboden opleiding toevoegen Particulier Onderwijs
Let op! Tijdens het opvoeren, komt u diverse optionele velden tegen. Wij raden u aan, indien mogelijk, ook deze velden zo veel mogelijk in te vullen. Dit geeft een vollediger beeld voor de burger, wanneer deze in het UWV portaal naar een onderwijsaanbieder of aangeboden opleiding zoekt.
- Selecteer bij ‘Sector’ de optie Particulier onderwijs en kies vervolgens de Opleiding (alle opleidingen die in RIO bekend zijn worden weergegeven)
Vul in onderstaand scherm de gevraagde gegevens in. Indien u een nadere toelichting op de velden wilt, kunt u zicht wenden tot de begrippenlijst HO onderaan stap 5
Alle gegevens ingevuld? Geef tot slot aan wat de begindatum van de aangeboden opleiding (let op! deze mag niet voor de begindatum van de opleidingseenheid liggen) is en klik op Bewaar.
Extra toelichting begindatum:
In RIO kennen we opleidingseenheden (verzameling van competenties, vaardigheden en kennis) en aangeboden opleidingen (geeft aan welke opleidingseenheid op welke locatie en door wie (onderwijsaanbieder) wordt gegeven). Het kan voorkomen dat u al eerder een opleidingseenheid hebt opgevoerd maar pas later daadwerkelijk de opleiding gaat aanbieden. In dit geval ligt de begindatum van de aangeboden opleiding later in de tijd liggen dan de opleidingseenheid. Het kan ook zijn dat u een opleidingseenheid opvoert en deze ook direct aanbiedt, dan zijn de begindata gelijk aan elkaar.
In RIO kennen we opleidingseenheden (verzameling van competenties, vaardigheden en kennis) en aangeboden opleidingen (geeft aan welke opleidingseenheid op welke locatie en door wie (onderwijsaanbieder) wordt gegeven). Het kan voorkomen dat u al eerder een opleidingseenheid hebt opgevoerd maar pas later daadwerkelijk de opleiding gaat aanbieden. In dit geval ligt de begindatum van de aangeboden opleiding later in de tijd liggen dan de opleidingseenheid. Het kan ook zijn dat u een opleidingseenheid opvoert en deze ook direct aanbiedt, dan zijn de begindata gelijk aan elkaar.
Begrippenlijst HO en Particuliere opleidingen
Sector
Bij het veld ‘Sector’ kiest u voor de juiste sector.
Het systeem bouwt dan een selectielijst op met de opleidingen van de gekozen sector en er verschijnen meer sectorspecifieke velden.
Opleiding
Bij het veld ‘Opleiding’ dient u een opleiding te kiezen uit de selectielijst of kunt u een opleiding zoeken via de zoekfunctie.
Locatie (optioneel)
Het is optioneel om bij het veld ‘Locatie’ een locatie te kiezen uit de geregistreerde Onderwijslocaties. Is er sprake van bijvoorbeeld online onderwijs, dan kan dit veld leeg gelaten worden
Eerste instroomdatum (optioneel)
Het is optioneel om bij dit veld de datum in te vullen waarop voor het eerst studenten de desbetreffende opleiding kunnen volgen. Deze datum mag in de toekomst zijn.
Eigen naam (optioneel)
U kunt hier de naam invullen van de aangeboden opleiding zoals deze gehanteerd wordt in het maatschappelijk verkeer, bijvoorbeeld op de website. Als u geen eigen naam invult, zal de officiële opleidingsnaam worden getoond.
Eigen internationale naam (optioneel)
Het is optioneel om hier de internationale naam van de aangeboden opleiding vast te leggen.
Afwijkende opleidingsduur omvang en eenheid (optioneel)
De afwijkende opleidingsduur omvang is de lengte van tijd van een opleiding uitgedrukt in studieduur eenheden (uur, dag, week, maand of jaar). De afwijkende opleidingsduur eenheid is de hoeveelheid waarin de studieduur wordt uitgedrukt.
Het is optioneel om de afwijkende opleidingsduur omvang en eenheid vast te leggen.
Niveau (alleen particulier onderwijs)
Het niveau waarop de opleiding wordt gegeven (zoals HBO bachelor, master etc.)
Vorm
Hier kunt u kiezen uit Voltijd, Deeltijd of Duaal.
Voertaal (optioneel)
In dit optionele veld kunt u aangeven in welke taal er onderwijs wordt gegeven.
Propedeutische fase
Geef aan of er sprake is van een propedeutische fase en of deze propedeuse met of zonder examen kan worden behaald.
Studiekeuzecheck
Hier geeft u aan of een studiekeuzecheck aanwezig is en of deze verplicht is. De studiekeuzecheck is een controle op geschiktheid van een aankomend student voordat deelname aan gekozen studie plaatsvindt.
Deficiëntie (optioneel)
Is er sprake van vooropleidingseisen dan kunt u dit hier optioneel aangeven
Versneld traject (optioneel)
Geef aan of een versnel traject van toepassing/ mogelijk is.
Eigen naam opleiding kort (optioneel)
Indien u wilt afwijken van de algemene gehanteerde naam van de opleiding kunt u in dit veld de door u gehanteerde naam invoeren.
Eisen werkzaamheden (optioneel)
Hier kunt u aangeven of er wel of geen eisen aan de werkzaamheden van de student worden gesteld.
Buitenlandse partner (optioneel)
Geef aan of er sprake is van een samenwerking met een buitenlandse partner.
Internationale naam Duits (optioneel)
Onder welke Duitse naam wilt u dat de opleiding bekend is?
Internetadres (optioneel)
In dit optionele veld kunt u hier een websiteadres vastleggen, deze zal als een link worden getoond in het burgerportaal van UWV. Wij raden u aan te kiezen voor een URL die verwijst naar een pagina met meer informatie over de betreffende opleiding.
website te routeren.
Samenwerkende Onderwijsaanbiedercode (optioneel)
Wordt de opleiding gegeven samen met een andere onderwijsaanbieder en wilt u dit ook laten terugkomen in het scholingsregister? Dan kunt u hier de onderwijsaanbiedercode vastleggen.
Toestemming STAP regeling (optioneel)
Geeft de onderwijsaanbieder toestemming om deze aangeboden opleiding te publiceren in het scholingsregister (in het kader van de STAP-budget regeling)?
Begindatum
Vul bij het veld ‘Begindatum’ de begindatum van de aangeboden opleiding in.
Deze datum mag in het verleden liggen (namelijk de datum waarop de Aangeboden Opleiding voor het eerst werd aangeboden door de Onderwijsaanbieder op de gekozen Onderwijslocatie)
Stap 6: Toevoegen van een cohort
Nadat uw gegevens succesvol zijn opgeslagen keert u terug naar het overzicht van de door u aangeboden opleidingen. Nu moet u nog een cohort toevoegen.
Met dit cohort geeft u een start- en einddatum, opleidingsvorm en prijs van de opleiding mee. Een cohort is een unieke registratie van een scholingsactiviteit.
Als een cohort niet is ingevuld, komt de aangeboden opleiding niet in aanmerking voor STAP. Voor elk startmoment (schooljaar) dient u dus een aparte cohort op te voeren.
- Klik onderin het scherm (groen gearceerd) op Cohort toevoegen
Let op! Een cohort dient elk jaar opnieuw opgevoerd te worden. Wanneer u in een later stadium een cohort wilt opvoeren doet u dit als volgt:
- Zoek de opleidingscode of naam van de aangeboden opleiding op in de lijst.
- Klik onderin het scherm op Cohort toevoegen.
De velden die u in onderstaand scherm dient in te vullen zijn:
- De Cohort code (wordt gebruikt om een scholingsactiviteit te identificeren, deze moet dus te allen tijde uniek zijn)
Is de identificatie die wordt gebruikt om een specifiek(e) uitvoering/ startmoment van een aangeboden opleiding aan te duiden. Voor een aangeboden opleiding die op meerdere momenten start, dient dus elke keer een nieuw cohort aangemaakt te worden. Om voor STAP-budget in aanmerking te komen moet iedere cohort binnen de onderwijsaanbieder uniek zijn (voorbeelden van cohortcodes: 0180-AUG, 0200-Flex of program_100412). De cohort code is gelijk aan de ‘Scholing ID’ die u bij UWV gebruikt voor o.a. het STAP-aanmeldingsbewijs.
- Cohort status (open of gesloten)
- Het begin en het einde van de aanmeldperiode
- Het instroommoment of de -periode
Het instroommoment is een vaste datum (bijvoorbeeld 1 september 2021), bij de instroomperiode kunnen onderwijsvolgers instromen op een willekeurige datum binnen de opgegeven instroomperiode (denk bijvoorbeeld aan een online opleiding waarbij op meerdere momenten ingestapt kan worden.) - Geef tot slot aan of er een toestemming is vereist voor de aanmelding.
Selecteer hier ja als bijvoorbeeld, voorafgaand aan de start van de aangeboden opleiding, moet zijn voldaan aan bepaalde toelatingseisen (zoals een vooropleiding of certificaten)
Alle overige velden zijn optioneel in te vullen, maar indien u de aangeboden opleiding in aanmerking wilt laten komen voor STAP dient de Opleidingsvorm altijd ingevuld te zijn.
Nadat u alles hebt ingevuld klikt u op bewaar.
Stap 7: Opvoeren van een prijs
Nadat u de opgevoerde cohort hebt opgeslagen, moet u nog twee keer een prijs toevoegen. Ook het toevoegen van deze prijzen is een voorwaarde om deze scholingsactiviteit in aanmerking te laten komen voor het STAP-budget. Let erop dat u zowel de Totaal verplichte kosten als de Totale STAP-subsidieerbare kosten toevoegt en dat de STAP subsidiabele kosten niet hoger zijn dan de totale kosten.
- Klik onderaan de cohortgegevens op +prijs toevoegen (groen gearceerd).
Onderstaand scherm verschijnt.
- Hier kunt u een keuze maken tussen ‘Totaal verplichte kosten’ of ‘Totale STAP-subsidieerbare kosten’. De 'Totaal verplichte kosten' is de catalogusprijs die door elke opleider zelfstandig mag worden bepaald.
U moet BEIDE bedragen opvoeren. - Klik na het invoeren op Bewaar.
- Herhaal deze stap als uw aangeboden opleiding ook in aanmerking komt voor STAP-subsidie. De 'Totale STAP-subsidieerbare kosten' is dat deel van de catalogusprijs dat voor STAP-subsidie in aanmerking komt.
- Klik opnieuw op Bewaar.
Volgens de regeling komen de volgende kosten in aanmerking voor het STAP-budget:
- Lesgeld, cursus-, of examengeld
- Kosten van door de opleider verplicht gestelde leermiddelen of beschermingsmiddelen (dienen noodzakelijk te zijn voor het volgen en afronden van de scholingsactiviteit.)
Stap 8: Controleer de gegevens van het onderwijsbestuur en voer de contactgegevens op
DUO registreert een bevoegd gezag op basis van de gegevens in het Handelsregister.
Binnen RIO worden de gegevens van de bevoegd gezag erkenning, opgenomen als Onderwijsbestuur. Het bevoegd gezag kan de contactgegevens en een naam bij het onderwijsbestuur vastleggen en wijzigen.
De gegevens die door RIO uit het Handelsregister zijn overgenomen kunnen niet gewijzigd worden via het scherm. Dit kan alleen via de registratie bij de Kamer van Koophandel
Vullen contactgegevens t.b.v. STAP
Voor STAP is het vullen van de communicatiecontext STAP-budget zeer wenselijk. Het UWV zal namelijk gebruik maken van deze contactgegevens als er vragen zijn over registratie van het opleidingen aanbod, aanmeld- en deelnamebewijzen. Vult u deze communicatiecontext niet in? Dan zal het UWV de gegevens gebruiken die onder de communicatiecontext ‘Algemeen’ zijn vastgelegd of, indien dit ook niet is vastgelegd, de contactgegevens die in het Handelsregister zijn geregistreerd (behorend bij het onderwijsbestuur/ bevoegd gezag).
- Klik op het onderwijsbestuur en vervolgens op contactgegevens (zie groen gearceerde velden)
- Voeg (aanvullende) contactgegevens toe via +contactgegevens toevoegen (als er nu nog niks staat) of bij elke categorie afzonderlijk (zie het groene vlak in onderstaande print)
Let op! De velden afdeling of functie, telefoonnummer en emailadres zijn openbaar. Vul hier dus geen naam, persoonlijk telefoonnummer of emailadres in (maar een algemeen telefoonnummer of emailadres zoals bestuur@...nl of info@...nl etc.)
Nadat u op +contactgegevens toevoegen hebt geklikt verschijnt onderstaand scherm
- Selecteer bij ‘Sector’ in het drop down menu de sector die voor uw opleidingsaanbieder van toepassing is en kies bij ‘Communicatiecontext’ voor de optie STAP budgetregeling.
- Vul voor de volledigheid zoveel mogelijk van de optionele velden in.
Let op! Wilt u bij 'Postadres' een postbus of buitenlands postadres doorgeven, klik dan op de blauwe linkjes onderaan het invoerveld.
