Een communicatiecontext is een onderwerp waarover een externe partij contact op kan nemen met een onderwijsinstelling. Bijvoorbeeld over bekostiging of leerplicht voor een specifieke leerling. De onderwijsinstelling kan bij iedere communicatiecontext contactgegevens invoeren. Zo is het voor externe partijen sneller duidelijk met welke afdeling ze contact kunnen opnemen.

Rol

U hebt de rol ‘RIO Beheren contactadres’ nodig om de contactgegevens te registreren. Klik hier voor meer informatie over de rollen in RIO.

Voor wie?

Niet alle contactgegevens zijn zichtbaar voor iedereen, in onderstaand overzicht is per context aangegeven of deze openbaar is of niet.

Actueel houden

Controleer als onderwijsinstelling periodiek de communicatiecontexten en pas deze zo nodig aan. Zo houden we de gegevens rondom de registratie van communicatiecontexten actueel en komen de vragen van externe partijen op de gewenste plek terecht binnen uw instelling.

Overzicht communicatiecontexten

In het po kunt u voor tien communicatiecontexten contactgegevens registreren. Hieronder ziet u een overzicht van de communicatiecontexten, wie de contactgegevens kunnen raadplegen, een toelichting en de status van het gebruik.

Communicatiecontexten po

Communicatiecontext	Voor wie?	Toelichting	Status
Algemeen	Openbaar toegankelijk	Deze contactgegevens worden gebruikt als achtervang wanneer u bepaalde communicatiecontexten niet heeft gevuld. Gebruik hier de gegevens die u op uw eigen website bij ‘Contact’ toont. Gebruik geen gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Gebruik altijd een zakelijk e-mailadres zoals bijvoorbeeld info@instelling.nl.	In gebruik
Bekostiging	DUO/OCW	Deze contactgegevens zijn bedoeld voor medewerkers van de afdeling Bekostiging van DUO. Het exacte doel en gebruik van deze communicatiecontext wordt op dit moment afgestemd.	In afstemming
Facturatie	Openbaar toegankelijk	Het adres waar alle facturen etc. heen moeten. Iedereen die een factuur wil zien mag dit inzien. De communicatiecontext Facturatie is alleen zichtbaar in de openbare instellingsinformatie en wordt niet ontsloten via Open Data.	In gebruik
Schoolalert	Openbaar Ministerie, politie	De politie ontvangt jaarlijks meldingen van online kinderpornografische beelden. Helaas is het niet altijd mogelijk om de slachtoffers te identificeren. Daarom hebben het Openbaar Ministerie, de politie, het Ministerie van Justitie en Veiligheid en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap 'Schoolalert' ontwikkelt. Door het bestuur aangewezen medewerkers bij onderwijsorganisaties kunnen een e-mail van de politie krijgen met verzoek tot hulp bij identificatie. In een beveiligde omgeving kan de medewerker vervolgens inloggen om kinderen te identificeren. Hij of zij zal beelden van gezichten van kinderen te zien krijgen. Het gaat hierbij om aangepast beeldmateriaal en nadrukkelijk niet om akelige beelden. Hiermee verrichten zij belangrijk werk, dat de politie kan helpen om kinderen na herkenning te beschermen.	In gebruik
Toezicht	Inspectie van het onderwijs	Deze contactgegevens zijn bedoeld voor de toezichthouders van de Inspectie van het Onderwijs. Het exacte doel en gebruik van deze communicatiecontext wordt op dit moment afgestemd.	In afstemming
Leerplicht	Leerplichtambtenaar/RMC	Deze contactgegevens zijn bedoeld om vanuit Leerplicht/RMC contact op te kunnen nemen met de afdeling (of eventueel de persoon) die de meeste informatie heeft over uitgeschreven studenten zonder startkwalificatie. Als uw instelling hier geen aparte afdeling of contactpersoon voor heeft, geef dan de gegevens door van een afdeling of persoon die weet waar zij de leerplichtambtenaar naar moeten doorverwijzen. Samen met de school kan dan worden bepaald welke actie nodig is om een uitgeschreven leerling naar een startkwalificatie te begeleiden. Let op: Het gaat hier niet om informatie over individuele verzuimmeldingen. Deze informatie wordt met de verzuimmelding uitgewisseld. Geef in ieder geval deze contactgegevens van de afdeling (of persoon) door: Naam E-mailadres Telefoonnummer	In gebruik
Leerlingzaken	Andere onderwijsinstellingen/ Helpdesk PO	Bedoeld om andere onderwijsinstellingen met de juiste afdeling binnen je eigen organisatie contact op te laten nemen als er vragen zijn over leerlingen die of bij jouw onderwijsaanbieder zich hebben aangemeld of ingeschreven, of van jouw onderwijsaanbieder afkomstig zijn.	In afstemming
OCW/DUO	DUO	Voor algemene communicatie vanuit DUO waarvoor geen specifieke context aanwezig is.	In afstemming
RIO Beheer	DUO, Inspectie van het Onderwijs, VO-raad, OCW	Bedoeld om degene te bereiken bij een onderwijsinstelling die verantwoordelijk is voor het beheer van RIO. Bedoeld voor afstemming over zaken die in RIO zijn geregistreerd door de onderwijsinstelling.	In gebruik
Verwerkersovereenkomsten Kennisnet		Deze contactgegevens zijn bedoeld om notificaties voor de Dienst Verwerkersovereenkomsten van Kennisnet te sturen aan uw bestuur. We adviseren om een algemeen mailadres (dus geen persoonlijk e-mailadres) in te vullen die toegankelijk is voor de medewerkers die voor uw bestuur alle zaken over verwerkersovereenkomsten afhandelen. Bijvoorbeeld de functionaris gegevensbescherming. U kunt ook een e-mailadres gebruiken dat e-mails automatisch doorstuurt naar de juiste persoon. Het ingevulde e-mailadres wordt gebruikt door leveranciers wanneer u hebt aangegeven vragen te hebben over de verwerkersovereenkomst of deze afkeurt omdat u het er niet mee eens bent.	In gebruik

Meer toelichting over het registreren van de contactgegevens vindt u hieronder:

U kunt contactgegevens registreren voor de communicatiecontexten op het niveau van het onderwijsbestuur, onderwijsaanbiedersgroep en onderwijsaanbieder. Het is niet verplicht om alle communicatiecontexten te vullen voor elk organisatieonderdeel. Denk goed na op welk adres u de vragen binnen wilt krijgen. Afhankelijk van uw keuze registreert u de communicatiecontexten bij uw bestuur of bij een onderwijsaanbieder.

Hier volgen een paar richtlijnen voor de registratie van de contactgegevens:

Voer bij uw onderwijsbestuur altijd de communicatiecontext ‘Algemeen’ in. Als u ‘Algemeen’ niet vult toont RIO de contactgegevens uit het Handelsregister en dat is vaak niet gewenst. Denk bij ‘Algemeen’ aan de gegevens die op de eigen website onder ‘Contact’ worden getoond. Als voor een bepaalde communicatiecontext geen contactgegevens zijn geregistreerd, gebruiken externe partijen de contactgegevens van de communicatiecontext ‘Algemeen’
Als contactgegevens van een bepaalde communicatiecontext gelden voor de hele organisatie dan hoeft u alleen de contactgegevens van deze communicatiecontext bij het onderwijsbestuur te registreren. Als van een onderwijsaanbieder een communicatiecontext niet is gevuld dan worden bij de onderwijsaanbieder voor die communicatiecontext de contactgegevens van het onderwijsbestuur getoond. Meer informatie over overerving vindt u onder het kopje 'Overerving communicatiecontexten'.
Als de contactgegevens van een communicatiecontext gelijk zijn aan de contactgegevens bij ‘Algemeen’ dan hoeft u bij deze communicatiecontext geen gegevens te registreren.
Per gegevensset geldt overerving, wijken de gegevens af? Bijvoorbeeld een ander telefoonnummer of e-mailadres? Vul dan de betreffende communicatiecontext wel.
Is er bij uw bestuur bij een bepaalde communicatiecontext een telefoonnummer en een e-mailadres geregistreerd en bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer bij dit onderwerp? Dan is bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer zichtbaar. Het e-mailadres van het bestuur wordt dan niet overgenomen.
Het is niet mogelijk om op onderwijslocatieniveau contactgegevens te registreren omdat een locatie geen organisatieonderdeel is waar contact mee kan worden opgenomen.

Als u de communicatiecontexten voor uw organisatie goed invult, komen vragen van externe partijen binnen op de juiste plek in uw organisatie. Als een externe partij contact met uw instelling wil, gebruiken zij de contactgegevens die u hebt ingevuld in de bijbehorende communicatiecontext. Wanneer deze communicatiecontext niet gevuld is, worden er andere contactgegevens gebruikt. In onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd op welke manier dit gebeurt.

Voorbeeld

In onderstaande afbeelding is weergegeven hoe in RIO wordt bepaald welke contactgegevens een leerplichtambtenaar gebruikt wanneer zij contact met uw organisatie wil over Leerplicht/RMC.

In eerste instantie gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn ingevuld bij de communicatiecontext Leerplicht/RMC.
Is de communicatiecontext Leerplicht/RMC niet bij de onderwijsaanbieder gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij de onderwijsaanbiedersgroep zijn vastgelegd in de communicatiecontext Leerplicht/RMC.
Is de communicatiecontext Leerplicht/RMC niet bij de onderwijsaanbiedersgroep gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij uw onderwijsbestuur zijn vastgelegd in de communicatiecontext Leerplicht/RMC.
Is de communicatiecontext Leerplicht/RMC niet bij uw onderwijsbestuur gevuld ? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn vastgelegd in de communicatiecontext Algemeen.
Is de communicatiecontext Algemeen niet bij onderwijsaanbieder gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij de onderwijsaanbiedersgroep zijn vastgelegd in de communicatiecontext Algemeen.
Is de communicatiecontext Algemeen niet bij de onderwijsaanbiedersgroep gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens uit de communicatiecontext Algemeen van uw onderwijsbestuur.
Is ook bij uw onderwijsbestuur de communicatiecontext Algemeen niet gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de contactgegevens uit het handelsregister.

Laatst gewijzigd op 06-08-2024

Handleidingen

Algemene informatie

Wat zijn communicatiecontexten? po