Handleidingen

Algemene informatie

Vorige pagina

Contactgegevens mbo

In RIO registreert u de contactgegevens van uw onderwijsorganisatie. Er zijn twee soorten contactgegevens:
  1. Algemene contactgegevens van de instelling
    Algemene contactgegevens zijn het adres, telefoonnummer, e-mailadres en de website van een bestuur of school. Deze gegevens zijn openbaar en te bekijken zonder inloggen. De algemene contactgegevens staan op de zakelijke website van DUO in Instellingen en Opleidingen. De pagina bevat openbare gegevens over instellingen, opleidingen en bekostiging. 
  2. Contactgegevens per onderwerp (Voorheen communicatiecontexten)
    Deze contactgegevens horen bij een specifiek onderwerp, zoals Toezicht of Leerlingzaken. Externe partijen gebruiken deze gegevens om gericht contact op te nemen met de juiste afdeling binnen uw bestuur of school.De contactgegevens per onderwerp zijn alleen zichtbaar voor geautoriseerde gebruikers. Zo zijn de contactgegevens voor het onderwerp Toezicht uitsluitend in te zien door medewerkers van de Inspectie van het Onderwijs nadat zij zijn ingelogd. Voor andere gebruikers zijn deze gegevens afgeschermd.
Door beide soorten contactgegevens in RIO te registreren komen vragen bij de juiste afdeling terecht.

Welke rol heb ik nodig?
U hebt de rol ‘RIO Beheren contactadres’ nodig om de contactgegevens in RIO te registreren, te wijzigen of te beëindigen. Om deze gegevens te kunnen inzien, hebt u de rol ‘RLP Context Instellingen’ nodig. Lees meer over de rollen in RIO op de pagina ‘Rollen en kenmerken in RIO’.

Voor wie zijn de gegevens zichtbaar?
Niet alle contactgegevens zijn zichtbaar voor iedereen. In RIO ziet u in het veld ‘Zichtbaar voor’ voor wie de gegevens te bekijken zijn. Dit veld geeft aan of de contactgegevens openbaar zijn of alleen zichtbaar voor geautoriseerde partijen.
  • Staat er 'Zichtbaar voor Openbaar'? Dan zijn de gegevens voor iedereen zichtbaar in Instellingen en Opleidingen op de zakelijke website van DUO.
  • Staat er een naam van een organisatie, bijvoorbeeld Inspectie van het Onderwijs of Gemeenten? Dan kunnen alleen die partijen de contactgegevens zien.
Houd uw gegevens actueel
Controleer regelmatig of de ingevulde contactgegevens nog kloppen. Actuele gegevens zorgen ervoor dat berichten over  verzuim, toezicht of Schoolalert op de juiste plek in uw organisatie terechtkomen.

Overzicht van contactgegevens mbo
Klik hieronder op de knop ‘Toon overzicht’ om de tabel te bekijken. De tabel toont per onderwerp voor wie de gegevens zichtbaar zijn, met een korte toelichting en de status van het gebruik.



Meer informatie over het registreren van de contactgegevens en overerving vindt u hieronder:
Richtlijn registreren contactgegevens mbo
Door uw contactgegevens goed te registreren zorgt u ervoor dat berichten van externe partijen altijd bij de juiste persoon of afdeling terechtkomen. Hieronder leest u de belangrijkste richtlijnen voor het registreren in RIO.

Algemene richtlijnen:

  • Vul alleen zakelijke contactgegevens in, geen persoonlijke namen of privé e-mailadressen.
  • Gebruik voor algemene vragen een e-mailadres als info@instelling.nl.
  • Controleer regelmatig of de gegevens nog actueel zijn.
  • Vul bij uw onderwijsbestuur altijd de contactgegevens ‘Algemeen’ in. Als u deze niet invult, toont RIO de gegevens uit het Handelsregister (KvK).
Wanneer registreert u contactgegevens?
  • Als u wilt dat externe partijen gericht contact kunnen opnemen over een bepaald onderwerp.
  • Als een onderwijsaanbieder andere contactgegevens heeft dan het bestuur.
  • Als de bestaande gegevens in RIO niet kloppen of niet meer actueel zijn.
Gebruik van de context ‘Algemeen’
De contactgegevens bij Algemeen worden gebruikt als basis voor de hele organisatie en als achtervang wanneer andere contactgegevens niet zijn ingevuld. Gebruik hier bijvoorbeeld de gegevens die ook als algemene contactgegevens op uw eigen website staan.

Overerving
Als bij een organisatieonderdeel (bijvoorbeeld een onderwijsaanbieder) geen eigen contactgegevens zijn geregistreerd, laat RIO automatisch de contactgegevens van het bovenliggende organisatieonderdeel zien.
Meer uitleg vindt u op de pagina Overerving.

Controle en beheer
Controleer ten minste één keer per schooljaar of alle contactgegevens nog kloppen, de juiste afdelingen of e-mailadressen zijn ingevuld.

Tip: Wijs binnen uw organisatie één of meer medewerkers aan die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de contactgegevens in RIO. De beheerder controleert regelmatig of de gegevens nog juist zijn en past de gegevens aan bij wijzigingen, zoals nieuwe adressen of e-mailadressen bij reorganisaties en verhuizingen.
Overerving contactgegevens in RIO mbo
Overerving houdt in dat RIO automatisch de contactgegevens van een bovenliggend organisatieonderdeel overneemt wanneer bij het onderliggende onderdeel niet is geregistreerd. Zo blijft het mogelijk om contact op te nemen en hoeft u niet op elk niveau dezelfde gegevens te registreren.

Hoe werkt het?
Stel: een leerplichtambtenaar zoekt contact over het onderwerp Leerplicht/RMC. RIO toont de contactgegevens van het eerstvolgende niveau waar gegevens zijn ingevuld.

De volgorde waarin RIO dit doet is als volgt:

  • Onderwijsaanbieder
  • Onderwijsaanbiedersgroep
  • Onderwijsbestuur
  • Als er op al deze niveaus geen contactgegevens voor het onderwerp zijn ingevuld, gebruikt RIO de gegevens bij de context Algemeen. Ook dan wordt dezelfde volgorde gevolgd:
    eerst de onderwijsaanbieder, daarna de onderwijsaanbiedersgroep en vervolgens het bestuur.
  • Zijn ook bij de context Algemeen geen gegevens geregistreerd? Dan toont RIO de contactgegevens uit het Handelsregister (KvK).
Zo blijft het altijd mogelijk om contact op te nemen, ook al op een lager niveau geen contactgegevens in RIO zijn geregistreerd.

Hoe herken ik overerving?
U herkent overerving bij het raadplegen van contactgegevens. In het scherm ziet u dat een veld of waarde afkomstig is van een bovenliggend organisatieonderdeel. Deze velden kunt u niet aanpassen. De gegevens worden automatisch overgenomen.
Wanneer u de contactgegevens op het hogere niveau wijzigt, past RIO deze wijziging automatisch toe bij de onderliggende onderdelen. In het vernieuwde scherm Contactgegevens ziet u direct of gegevens zijn overgenomen van een hoger niveau:

Velden die via overerving gevuld zijn, worden grijs weergegeven. Achter deze velden staat een informatietekst waarin u kunt lezen waarvandaan de gegevens zijn overgenomen.

Controleer na het registreren van uw contactgegevens altijd of de getoonde gegevens op het juiste niveau zijn ingevuld. Zo voorkomt u dat bijvoorbeeld de contactgegevens van het bestuur zichtbaar zijn bij een school die eigen gegevens heeft.

Belang van goede vulling
Door contactgegevens juist te registreren:
  • Komen berichten direct bij de juiste afdeling terecht.
  • Voorkomt u dat onjuiste gegevens openbaar worden getoond.
  • Blijft uw communicatie met externe partijen betrouwbaar.
Wanneer wijkt u af van overerving?
Wijkt u af van de standaard overerving? Registreer de contactgegevens dan op het niveau van het organisatieonderdeel zelf, bijvoorbeeld bij een onderwijsaanbieder. Dat doet u wanneer het organisatieonderdeel een eigen administratie voert of specifieke contactpersonen heeft voor onderwerpen als Leerlingzaken of Schoolalert.

Let op: Als op een lager niveau maar één veld (zoals een telefoonnummer) is geregistreerd, neemt RIO de overige velden niet automatisch over van het bovenliggende organisatieonderdeel. Alleen de gegevens die u bij het onderwerp registreert, worden getoond.
Registreren contactgegevens mbo
Door contactgegevens te registreren in RIO kunnen externe partijen, zoals DUO, gemeenten of de Inspectie van het Onderwijs, eenvoudig contact opnemen met de juiste persoon of afdeling binnen uw organisatie.

Volg de onderstaande stappen om uw contactgegevens in RIO te registreren:

Voorbereiding

  • Log in op Mijn DUO Zakelijk en controleer of de gebruikersrol ‘RIO Beheren contactadres’ is geautoriseerd. 
  • Controleer of u de juiste organisatie hebt geselecteerd.
  • Houd de algemene contactgegevens van uw bestuur of school bij de hand.
Contactgegevens registreren
  1. Log in op Mijn DUO Zakelijk.
  2. Klik rechtsboven op uw naam en kies Registratie instellingen en opleidingen (RIO).
  3. Klik op 'Mijn organisatie'. Bent u voor meerdere organisaties geautoriseerd? Kies dan de juiste organisatie.
  4. In het overzicht van uw organisatie klikt u op het onderdeel waarvoor u contactgegevens wilt toevoegen (bijv. bestuur of onderwijsaanbieder).
  5. Klik in het menu links op 'Contactgegevens'.
  6. Klik op Contactgegevens toevoegen. U kunt de volgende velden hier in vullen:
    - Sector: Kies de sector.
    - Onderwerp: selecteer het onderwerp waarvoor u contactgegevens wilt registreren.
    - Zichtbaar voor: hier ziet u voor wie de gegevens zichtbaar zijn.
    - Afdeling of functie: registreer hier de naam van de afdeling of functie.
    - Toelichting: voeg eventueel een toelichting toe op de rol of afdeling.
    - Telefoonnummer / fax / e-mailadres / internetadres: registreer hier de gewenste contactgegevens in.
    - Postadres en bezoekadres: selecteer een adres uit de lijst. U kunt uw postadres gelijk houden aan bezoekadres.
  7. Controleer alles en klik op 'Bewaar'.
Extra onderwerpen registreren
Wilt u na het registreren van contactgegevens over één onderwerp (bijvoorbeeld Bekostiging) contactgegevens over andere onderwerpen toevoegen, zoals Toezicht? Open dan opnieuw het scherm Contactgegevens (stap 5), kies het gewenste onderwerp en registreer de bijbehorende contactgegevens.

Herhaal deze stappen voor elk onderwerp waarvoor u contactgegevens wilt registreren.

Tips
  • Vul altijd de context 'Algemeen' in.
  • Gebruik geen persoonlijke namen of privé e-mailadressen
  • Controleer regelmatig of gegevens nog actueel zijn.
  • Wilt u gegevens wijzigen of beëindigen? Zie Wijzigen of beëindigen contactgegevens mbo.

Datum laatst gewijzigd
n.t.b.