Handleidingen

Algemene informatie

Vorige pagina

Starten met RIO HO handmatig

Dit stappenplan ondersteunt onderwijsinstellingen bij de eerste handmatige registratie van de benodigde gegevens in RIO (Registratie Instellingen en Opleidingen).

Aanleveren RIO via OOAPI-koppeling of EDU-DEXDit stappenplan is alleen voor instellingen uit het Hoger Onderwijs die handmatig de opleidingsgegevens willen registreren in RIO. De meeste HO-instellingen leveren het opleidingsaanbod voor RIO aan via de OOAPI-koppeling. Wilt u meer informatie over het registreren van opleidingsaanbod via een automatische registratie? Klik dan hier.
Volg onderstaande stappen voor de handmatige registratie:
Stap 1: Vraag de juiste autorisaties aan
Start u voor het eerst met RIO en wilt u scholingsactiviteiten registreren? Vraag eerst eHerkenning aan (klik hier voor meer informatie) en een beheerdersaccount met de volgende rollen Beheerder RIO algemeen, Beheerder RIO Selfservice en Beheerder RIO opleidingseenheid voor Mijn DUO Zakelijk. Vul onderstaand formulier in en stuur deze ingevuld op naar securityservicedesk@duo.nl. We raden u aan om het vullen van RIO bij 1 of 2 personen te beleggen. Dit om het overzicht te bewaren.

Let op dat het formulier wordt ondertekend door een persoon die tekenbevoegd is en ook zo geregistreerd staat in het handelsregister van KvK.

Hebt u in Mijn DUO Zakelijk de RIO beheerdersrollen voor uw onderwijsinstelling? Dan kunt u inloggen via Mijn DUO Zakelijk en de RIO gebruikersrollen aan uzelf of aan uw collega's toekennen. Dit doet u door bij ‘Autorisatiebeheer’ de betreffende rollen en kenmerken te koppelen. Hoe u dit doet, leest u hier.

Stap 2: Registreer de organisatie
Het is belangrijk dat eerst de organisatie goed geregistreerd staat in RIO. De organisatiestructuur bestaat uit het onderwijsbestuur, de onderwijsaanbieders en de onderwijslocaties. Ook is het belangrijk dat de contactgegevens worden gevuld.

Volg onderstaande stappen voor het registreren van uw organisatie in RIO:

Stap 2a: Registreer de onderwijsaanbieder(s)
Een onderwijsaanbieder is een organisatie die het onderwijs verzorgt. Het doel van het registreren van een onderwijsaanbieder is om vast te leggen welke onderwijsaanbieders, namens het onderwijsbestuur, het onderwijs verzorgen. Het gaat hierbij om de naam van de organisatie die het onderwijs verzorgt. Gebruikt u meerdere namen, zoals organisatienamen of labels, om het opleidingsaanbod aan te bieden? Dan legt u meerdere onderwijsaanbieders vast.

Volg onderstaande stappen voor het registreren van een onderwijsaanbieder:
  1. Log in op Mijn DUO Zakelijk.
  2. Klik rechts boven in het scherm op uw naam.
  3. Klik in het opengeklapte menu op RIO.
  4. Klik op 'Mijn organisatie'. Als u voor meerdere organisaties geautoriseerd bent kunt u hier een keuze maken voor welke organisatie u gegevens wilt registreren.
  5. De organisatiestructuur verschijnt in beeld. Klik op 'Onderwijsaanbieder toevoegen'.
  6. Vul bij 'Naam' de naam van de onderwijsaanbieder in. Dit is de naam zoals de onderwijsinstelling bekend staat.
  7. Vul bij 'Internationale naam' eventueel de Internationale naam in. 
  8. Hebt u meerdere ? Kies de juiste erkenningen en/of keurmerken die gelden voor de betreffende onderwijsaanbieder. Hebt u één onderwijsinstellingserkenning? Dan kunt u hier geen keuze maken.
  9. Vul bij 'Oprichtingsdatum' de datum in waarop de onderwijsaanbieder is opgericht, dus vanaf wanneer deze aanbieder opleidingen aanbiedt. Let op: de oprichtingsdatum mag niet voor de datum van de erkenning liggen. 
  10. Controleer de invoervelden en klik op Bewaar.
U heeft nu een nieuwe onderwijsaanbieder geregistreerd. RIO maakt automatisch een onderwijsaanbiedercode aan, deze code ziet u in het scherm. Het format van deze code is altijd 999A999.

Stap 2b: Registreer de onderwijslocatie(s)
Een onderwijslocatie is de locatie waar het onderwijs gegeven wordt. Het doel van het registreren van een onderwijslocatie is om vast te leggen welke locaties bij het onderwijsbestuur in gebruik zijn en waar door onderwijsaanbieders onderwijs verzorgt kan worden. Als er uitsluitend sprake is van online onderwijs is de onderwijslocatie niet relevant. Er wordt gebruik gemaakt van het BAG Link opent externe pagina  register. Daarom kunt u alleen adressen of plaatsen in Nederland registreren.

Na het registreren van de onderwijsaanbieder (stap 2a) komt u in het scherm met de gegevens van uw onderwijsbestuur. Volg onderstaande stappen om verder te gaan met het registreren van de onderwijslocatie(s):
  1. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Organisatiestructuur'.
  2. Klik op 'Onderwijslocaties'.
  3. Klik op 'Onderwijslocatie toevoegen'.
  4. Vul bij 'Adres' (een deel van) het adres of plaats in. U ziet een drop-down-menu waaruit u het juiste adres kunt selecteren. Deze informatie is afkomstig uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Komt het adres dat u wilt registreren niet voor in de schermen? Neem dan contact op met de BAG Link opent externe pagina  voor het opvoeren van het adres.
  5. Vul bij 'In bedrijf sinds' de datum in waarop de onderwijslocatie in gebruik is genomen. 
  6. Controleer de invoervelden en klik op Bewaar.
U heeft nu een nieuwe onderwijslocatie geregistreerd. RIO maakt automatisch een onderwijslocatiecode aan, deze code ziet u in het scherm. Het format van deze code is altijd 999X999.

Stap 2c: Registreer de contactgegevens
Het doel van het registreren van de contactgegevens is dat externe partijen met de juiste persoon of afdeling binnen uw instelling contact op kunnen nemen. U registreert hiervoor contactgegevens in het kader van een bepaalde communicatiecontext. Een communicatiecontext is een onderwerp waarover een externe partij contact op kan nemen met een onderwijsinstelling. Bijvoorbeeld de algemene contactgegevens of de contactgegevens voor STAP. Niet alle communicatiecontexten zijn openbaar, maar voor de communicatiecontexten die wel openbaar zijn mag u naar aanleiding van de AVG geen persoonlijke contactgegevens registreren. U kunt hier meer informatie en een overzicht vinden over de verschillende communicatiecontexten.  

Na het registreren van de onderwijslocatie(s) (stap 2b) komt u in het scherm van de onderwijslocaties. Volg onderstaande stappen om verder te gaan met het registreren van de contactgegevens:
  1. Klik bovenin het scherm onder 'Onderwijslocatiegebruik' op de naam van het Onderwijsbestuur met de B-code (999B999).
  2. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Organisatiestructuur'.
  3. Klik op het onderwijsbestuur, de onderwijsaanbieder, de onderwijsbegeleidingsaanbieder of de onderwijsaanbiedersgroep waarvoor u de contactgegevens wilt registreren. Heeft een onderwijsaanbieder voor een communicatiecontext andere contactgegevens dan het onderwijsbestuur? Registreer dan bij beide de contactgegevens. Doet u dit niet, dan wordt er uitgegaan van overerving. Als er geen contactgegevens zijn ingevuld bij de onderwijsaanbieder wordt er gekeken naar de contactgegevens van het onderwijsbestuur. Zijn er geen contactgegevens gevuld voor het onderwijsbestuur? Dan wordt er gekeken naar de contactgegevens van het handelsregister. 
  4. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Contactgegevens'.
  5. Klik op 'Contactgegevens toevoegen'. 

  6. Selecteer bij 'Sector' de onderwijssector waarvoor u de contactgegevens wilt registreren. 
  7. Selecteer bij 'Communicatiecontext' de context waarvoor u de contactgegevens wilt registreren.
  8. Vul bij 'Afdeling of functie' eventueel de afdeling of functie in waarvan u de contactgegevens registreert.
  9. Vul bij 'Toelichting' eventueel een toelichting in over de afdeling of functie.
  10. Vul bij 'Telefoon' eventueel het telefoonnummer in.
  11. Vul bij 'Fax' eventueel het faxnummer in.
  12. Vul bij 'E-mail' eventueel het e-mailadres in.
  13. Vul bij 'Website' eventueel de website in. 
  14. Vul bij 'Postadres' (een deel van) het postadres in. U ziet een drop-down-menu waaruit u het juiste adres kunt selecteren. U kunt ook zoeken op postbus. 
  15. Vul bij 'Bezoekadres' (een deel van) het bezoekadres in. U ziet een drop-down menu waaruit u het juiste adres kunt selecteren.
  16. Controleer de invoervelden en klik op Bewaar.
U heeft nu de contactgegevens geregistreerd. Wilt u aanvullende contactgegevens registreren onder hetzelfde gekozen bestuur, de onderwijsaanbieder, onderwijsbegeleidingsaanbieder of onderwijsaanbiedersgroep? Voer dan de bovenstaande stappen 7 t/m 18 opnieuw uit.

Wilt u nieuwe contactgegevens registreren onder een ander organisatieonderdeel? Ga dan terug naar de organisatiestructuur en klik op het organisatieonderdeel waarvoor u de contactgegevens wilt registreren. Voer nu bovenstaande stappen 6 t/m 18 opnieuw uit. 
Stap 3: Registreer het opleidingsaanbod
Nu u de onderwijsaanbieder(s) en de onderwijslocatie(s) heeft geregistreerd, kunt u starten met het registreren van het opleidingsaanbod. Het registreren van het opleidingsaanbod bestaat uit opleidingseenheden en aangeboden opleidingen. Daarnaast kunt u deze aanvullen met cohorten, waarin u de deelnemersplaatsen (fixus) kunt registreren.

Volg onderstaande stappen voor het registreren van uw opleidingsaanbod in RIO:


Heeft u alle stappen doorlopen? Dan staan alle gegevens geregistreerd in RIO. Heeft u nog vragen? Klik dan hieronder.

Vragen?
Helpdesk RIO
Hebt u vragen over de registratie in RIO of over het raadplegen Instellingen en opleidingen? Neem dan contact op met de helpdesk RIO van DUO:
  • mail: rio@duo.nl
  • telefonisch: 050 - 599 7738, optie 3 (maandag t/m vrijdag van 09:00 – 13:00 uur)
Inloggen en autorisatie voor RIO
  • Bent u beheerder voor uw organisatie en hebt u vragen over de beheer- en gebruikersrollen en autorisatie hiervan voor RIO of kunt u niet inloggen? Neem dan contact op met de helpdesk RIO.
  • Bent u gebruiker en hebt u vragen over de gebruikersrollen en autorisatie hiervan of kunt u niet inloggen? Neem dan contact op met de beheerder van uw organisatie. 
Gegevens onjuist geregistreerd?
Kunt u een wijziging of verwijdering niet meer uitvoeren via uw SIS en uw softwareleverancier ook niet? Alleen in dat geval kunnen wij dit voor u doen. De contactpersoon of gemachtigde van de school vult hiervoor het formulier 'Verzoek verwijderen of wijzigen gegevens in RIO' in. Mail het ingevulde formulier naar rio@duo.nl.

Laatst gewijzigd op 14-11-2024