Handleidingen

Algemene informatie

Vorige pagina

Starten met RIO HO handmatig

Dit stappenplan ondersteunt onderwijsinstellingen bij de eerste handmatige registratie van de benodigde gegevens in RIO (Registratie Instellingen en Opleidingen).

Aanleveren RIO via OOAPI-koppeling of EDU-DEXDit stappenplan is alleen voor instellingen uit het Hoger Onderwijs die handmatig de opleidingsgegevens willen registreren in RIO. De meeste HO-instellingen leveren het opleidingsaanbod voor RIO aan via de OOAPI-koppeling. Wilt u meer informatie over het registreren van opleidingsaanbod via een automatische registratie? Klik dan hier.
Volg onderstaande stappen voor de handmatige registratie:
Stap 1: Mijn DUO inloggen en beheer
Rollen en kenmerken koppelen
Voordat u kunt registreren in RIO moet u eerst de juiste rollen en kenmerken koppelen aan uw account binnen RIO. Via de pagina's hieronder leest u meer informatie over het koppelen van rollen/kenmerken en over instellen van de beheerders- en gebruikersrollen. 

Vraag de juiste autorisaties aan:
Start u voor het eerst met RIO en wilt u scholingsactiviteiten registreren? Vraag eerst eHerkenning aan (klik hier voor meer informatie) en een beheerdersaccount met de volgende rollen Beheerder RIO algemeen, Beheerder RIO Selfservice en Beheerder RIO opleidingseenheid voor Mijn DUO Zakelijk. Vul onderstaand formulier in en stuur deze ingevuld op naar securityservicedesk@duo.nl. We raden u aan om het vullen van RIO bij 1 of 2 personen te beleggen. Dit om het overzicht te bewaren.

Let op dat het formulier wordt ondertekend door een persoon die tekenbevoegd is en ook zo geregistreerd staat in het handelsregister van KvK.

Stap 2: Registreer de organisatie
Het is belangrijk dat eerst de organisatie goed geregistreerd staat in RIO. De organisatiestructuur bestaat uit het onderwijsbestuur, de onderwijsaanbieders en de onderwijslocaties. Ook is het belangrijk dat de contactgegevens worden gevuld.

Volg onderstaande stappen voor het registreren van uw organisatie in RIO:

Stap 2a: Registreer de onderwijsaanbieder(s)
Een onderwijsaanbieder is een organisatie die het onderwijs verzorgt. Het doel van het registreren van een onderwijsaanbieder is om vast te leggen welke onderwijsaanbieders, namens het onderwijsbestuur, het onderwijs verzorgen. Het gaat hierbij om de naam van de organisatie die het onderwijs verzorgt. Gebruikt u meerdere namen, zoals organisatienamen of labels, om het opleidingsaanbod aan te bieden? Dan legt u meerdere onderwijsaanbieders vast.

Volg onderstaande stappen voor het registreren van een onderwijsaanbieder:
  1. Log in op Mijn DUO Zakelijk.
  2. Klik rechts boven in het scherm op uw naam.
  3. Klik in het opengeklapte menu op 'Registratie instellingen en opleidingen (RIO)'.
  4. Klik op 'Mijn organisatie'. Als u voor meerdere organisaties geautoriseerd bent kunt u hier een keuze maken voor welke organisatie u gegevens wilt registreren.
  5. De organisatiestructuur verschijnt in beeld. Klik op 'Onderwijsaanbieder toevoegen'.
  6. Vul bij 'Naam' de naam van de onderwijsaanbieder in. Dit is de naam zoals de onderwijsinstelling bekend staat.
  7. Vul bij 'Internationale naam' eventueel de Internationale naam in. 
  8. Hebt u meerdere ? Kies de juiste erkenningen en/of keurmerken die gelden voor de betreffende onderwijsaanbieder. Hebt u één onderwijsinstellingserkenning? Dan kunt u hier geen keuze maken.
  9. Vul bij 'Oprichtingsdatum' de datum in waarop de onderwijsaanbieder is opgericht, dus vanaf wanneer deze aanbieder opleidingen aanbiedt. Let op: de oprichtingsdatum mag niet voor de datum van de erkenning liggen. 
  10. Controleer de invoervelden en klik op Bewaar.
U heeft nu een nieuwe onderwijsaanbieder geregistreerd. RIO maakt automatisch een onderwijsaanbiedercode aan, deze code ziet u in het scherm. Het format van deze code is altijd 999A999.

Stap 2b: Registreer de onderwijslocatie(s)
Een onderwijslocatie is de locatie waar het onderwijs gegeven wordt. Het doel van het registreren van een onderwijslocatie is om vast te leggen welke locaties bij het onderwijsbestuur in gebruik zijn en waar door onderwijsaanbieders onderwijs verzorgt kan worden. Als er uitsluitend sprake is van online onderwijs is de onderwijslocatie niet relevant. Er wordt gebruik gemaakt van het BAG register. Daarom kunt u alleen adressen of plaatsen in Nederland registreren.

Na het registreren van de onderwijsaanbieder (stap 2a) komt u in het scherm met de gegevens van uw onderwijsbestuur. Volg onderstaande stappen om verder te gaan met het registreren van de onderwijslocatie(s):
  1. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Organisatiestructuur'.
  2. Klik op 'Onderwijslocaties'.
  3. Klik op 'Onderwijslocatie toevoegen'.
  4. Vul bij 'Adres' (een deel van) het adres of plaats in. U ziet een drop-down-menu waaruit u het juiste adres kunt selecteren. Deze informatie is afkomstig uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Komt het adres dat u wilt registreren niet voor in de schermen? Neem dan contact op met de BAG voor het opvoeren van het adres.
  5. Vul bij 'In bedrijf sinds' de datum in waarop de onderwijslocatie in gebruik is genomen. 
  6. Controleer de invoervelden en klik op Bewaar.
U heeft nu een nieuwe onderwijslocatie geregistreerd. RIO maakt automatisch een onderwijslocatiecode aan, deze code ziet u in het scherm. Het format van deze code is altijd 999X999.

Stap 2c: Registreer de contactgegevens
Door contactgegevens te registreren in RIO kunnen externe partijen, zoals DUO, of UWV, eenvoudig contact opnemen met de juiste persoon of afdeling binnen uw organisatie. U registreert hiervoor contactgegevens in het kader van een bepaald onderwerp. Bijvoorbeeld de algemene contactgegevens. Niet alle contactgegevens zijn openbaar, maar voor de contactgegevens die wel openbaar zijn mag u naar aanleiding van de AVG geen persoonlijke contactgegevens registreren. U kunt hier meer informatie en een overzicht vinden over de verschillende contactgegevens.   

Volg de onderstaande stappen om uw contactgegevens in RIO te registreren:

Voorbereiding

  • Log in op Mijn DUO Zakelijk en controleer of de gebruikersrol ‘RIO Beheren contactadres’ is geautoriseerd. 
  • Controleer of u de juiste organisatie hebt geselecteerd.
  • Houd de algemene contactgegevens van uw bestuur of school bij de hand.
Contactgegevens registreren
  1. Log in op Mijn DUO Zakelijk.
  2. Klik rechtsboven op uw naam en kies Registratie instellingen en opleidingen (RIO).
  3. Klik op 'Mijn organisatie'. Bent u voor meerdere organisaties geautoriseerd? Kies dan de juiste organisatie.
  4. In het overzicht van uw organisatie klikt u op het onderdeel waarvoor u contactgegevens wilt toevoegen (bijv. bestuur of onderwijsaanbieder).
  5. Klik in het menu links op 'Contactgegevens'.
  6. Klik op Contactgegevens toevoegen. U kunt de volgende velden hier in vullen:
    - Sector: Kies de sector.
    - Onderwerp: selecteer het onderwerp waarvoor u contactgegevens wilt registreren.
    - Zichtbaar voor: hier ziet u voor wie de gegevens zichtbaar zijn.
    - Afdeling of functie: registreer hier de naam van de afdeling of functie.
    - Toelichting: voeg eventueel een toelichting toe op de rol of afdeling.
    - Telefoonnummer / fax / e-mailadres / internetadres: registreer hier de gewenste contactgegevens in.
    - Postadres en bezoekadres: selecteer een adres uit de lijst. U kunt uw postadres gelijk houden aan bezoekadres.
  7. Controleer alles en klik op 'Bewaar'.
Extra onderwerpen registreren
Wilt u na het registreren van contactgegevens over één onderwerp (bijvoorbeeld Algemeen) contactgegevens over andere onderwerpen toevoegen? Open dan opnieuw het scherm Contactgegevens (stap 5), kies het gewenste onderwerp en registreer de bijbehorende contactgegevens.

Herhaal deze stappen voor elk onderwerp waarvoor u contactgegevens wilt registreren.

Tips
  • Vul altijd de context 'Algemeen' in.
  • Gebruik geen persoonlijke namen of privé e-mailadressen
  • Controleer regelmatig of gegevens nog actueel zijn.
  • Wilt u gegevens wijzigen of beëindigen? Zie Wijzigen of beëindigen contactgegevens ho.
Stap 3: Registreer het opleidingsaanbod
Nu u de onderwijsaanbieder(s) en de onderwijslocatie(s) heeft geregistreerd, kunt u starten met het registreren van het opleidingsaanbod. Het registreren van het opleidingsaanbod bestaat uit opleidingseenheden en aangeboden opleidingen. Daarnaast kunt u deze aanvullen met cohorten, waarin u de deelnemersplaatsen (fixus) kunt registreren.

Let op: met de komst van LEO zijn er 5 gegevens die u zelf moet aanleveren in RIO. Deze gegevens kunt u aanleveren via de OOAPI-koppeling. Dit gaat om onderstaande. Er zijn afnemers die gebruik maken van deze gegevens. Daarom willen we u vragen om deze gegevens volledig te vullen in hun opleidingsaanbod. In de bijlage onderaan deze pagina vindt u meer informatie over deze 5 gegevens.
  • Propedeutische fase
  • Deficiëntie
  • Eisen werkzaamheden
  • Versneld traject
  • Deelnemersplaatsen (numerus fixus)
Volg onderstaande stappen voor het registreren van uw opleidingsaanbod in RIO:

Vragen?
Helpdesk RIO
Hebt u vragen over de registratie in RIO of over het raadplegen Instellingen en opleidingen? Neem dan contact op met de helpdesk RIO van DUO:
  • mail: rio@duo.nl
  • telefonisch: 050 - 599 7738, optie 3 (maandag t/m vrijdag van 09:00 – 13:00 uur)
Inloggen en autorisatie voor RIO
  • Bent u beheerder voor uw organisatie en hebt u vragen over de beheer- en gebruikersrollen en autorisatie hiervan voor RIO of kunt u niet inloggen? Neem dan contact op met de helpdesk RIO.
  • Bent u gebruiker en hebt u vragen over de gebruikersrollen en autorisatie hiervan of kunt u niet inloggen? Neem dan contact op met de beheerder van uw organisatie. 
Gegevens onjuist geregistreerd?
Kunt u een wijziging of verwijdering niet meer uitvoeren via uw SIS en uw softwareleverancier ook niet? Alleen in dat geval kunnen wij dit voor u doen. De contactpersoon of gemachtigde van de school vult hiervoor het formulier 'Verzoek verwijderen of wijzigen gegevens in RIO' in. Mail het ingevulde formulier naar rio@duo.nl.

Datum laatst gewijzigd
14-11-2024