Een communicatiecontext is een onderwerp waarover een externe partij contact kan opnemen met uw onderwijsinstelling. Dit kunnen uw algemene contactgegevens zijn maar ook de contactgegevens voor bekostiging of de STAP regeling. In RIO kunt u bij ieder onderwerp contactgegevens invoeren zodat het voor een externe partij duidelijk is met welke afdeling of persoon ze hiervoor contact kunnen opnemen.

Niet alle contactgegevens zijn zichtbaar voor iedereen, in het overzicht (Welke communicatiecontexten zijn er?) is per context aangegeven of deze openbaar is of niet.

In het HO kunt u voor 3 communicatiecontexten contactgegevens registreren. Hieronder ziet u een overzicht van de communicatiecontexten, wie de contactgegevens kunnen raadplegen, een toelichting en de status van het gebruik. 

Overzicht communicatiecontexten

• Voer bij uw onderwijsbestuur altijd de communicatiecontext ‘Algemeen’ in. Als u ‘Algemeen’ niet vult toont RIO de contactgegevens uit het Handelsregister en dat is vaak niet gewenst. Denk bij ‘Algemeen’ aan de gegevens die op de eigen website onder ‘Contact’ worden getoond. Als voor een bepaalde communicatiecontext geen contactgegevens zijn geregistreerd,  gebruiken externe partijen de contactgegevens van de communicatiecontext ‘Algemeen’.
• Als contactgegevens van een bepaalde communicatiecontext gelden voor de hele organisatie dan hoeft u alleen de contactgegevens van deze communicatiecontext bij het onderwijsbestuur te registreren. Als van een onderwijsaanbieder een communicatiecontext niet is gevuld, maar diezelfde communicatiecontext is bij het onderwijsbestuur wel gevuld, dan worden bij de onderwijsaanbieder voor die communicatiecontext de contactgegevens van het onderwijsbestuur getoond. Zie het voorbeeld van de communicatiecontext STAP-budget hier boven voor meer uitleg over dit mechanisme.
• Als de contactgegevens van een communicatiecontext gelijk zijn aan de contactgegevens bij ‘Algemeen’ dan hoeft u bij deze communicatiecontext geen gegevens te registreren.
• Wijken de gegevens af? Bijvoorbeeld een ander telefoonnummer of e-mailadres? Vul dan de betreffende communicatiecontext wel.
• Is er bij uw bestuur bij een bepaalde communicatiecontext een telefoonnummer en een e-mailadres geregistreerd en bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer bij dit onderwerp? Dan is bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer zichtbaar. Het e-mailadres van het bestuur wordt dan niet overgenomen.
• Het is niet mogelijk om op onderwijslocatieniveau contactgegevens te registreren.

Het gebruik van de gegevens uit de communicatiecontexten valt of staat met de juistheid van de ingevulde gegevens. Zorg daarom dat u intern afspraken maakt over het actueel houden van deze gegevens.