RIO is een landelijk register waarin u als onderwijsinstelling voor het bekostigde onderwijs drie zaken vastlegt: het opleidingsaanbod, hoe uw organisatie is vormgegeven (inclusief contact met afnemers) en de onderwijslocaties.
Dit stappenplan is opgesteld om de onderwijsinstellingen in het Hoger Onderwijs (HO) te ondersteunen bij de handmatige* registratie in het register Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO) van
- Onderwijsaanbieders
- Onderwijslocaties
- Contactgegevens
*Het registreren van bovenstaande gegevens gebeurt handmatig omdat het om relatief kleine hoeveelheden informatie gaat en de wijzigingsfrequentie laag is.
Stap 1. Vraag de juiste autorisaties aan
Om in RIO de onderwijsaanbieder(s), onderwijslocatie(s) en contactgegevens vast te kunnen leggen heeft u toegang nodig tot MijnDUO, de RIO beheerders- en gebruikersrollen én eHerkenning op niveau 3 (of een token als u die al heeft).
Het kost enige tijd om alle autorisaties te realiseren dus start hier op tijd mee.
eHerkenning of een token
Om de gegevens in RIO te kunnen registreren heeft u toegang nodig tot MijnDUO.
Op MijnDUO logt u in met behulp van eHerkenning of een token:
- Heeft u al eerder toegang aangevraagd tot MijnDUO en hiervoor een token ontvangen dan kunt u deze (voorlopig) blijven gebruiken.
- Heeft u nog geen toegang tot MijnDUO dan vraagt u eHerkenning aan als middel om mee in te loggen.
Aanvragen eHerkenning
Op EHerkenning gebruiken vindt u meer informatie over het gebruik van eHerkenning door DUO en het aanvragen van eHerkenning.
Heeft u nog geen eHerkenning op niveau 3 dan kan de machtigingenbeheerder van uw organisatie dit eHerkenningsmiddel voor u aanvragen.
Op eHerkenning aanvragen Link opent externe pagina vindt u een stappenplan voor de aanvraag.
Op eHerkenning aanvragen Link opent externe pagina vindt u een stappenplan voor de aanvraag.
Toegang MijnDUO en de beheerders- en gebruikersrollen
Toegang MijnDUO
Om de gegevens via MijnDUO in RIO te kunnen registreren heeft u toegang tot MijnDUO en de juiste rollen in RIO nodig.
Bent u voor uw onderwijsinstelling de beheerder van MijnDUO dan vraagt u deze aan met één van onderstaande formulieren.
Bent u voor uw onderwijsinstelling de beheerder van MijnDUO dan vraagt u deze aan met één van onderstaande formulieren.
- Heeft u reeds een token om te loggen op MijnDuo dan gebruikt u het volgende formulier om de juiste rollen aan te vragen: Formulier Toegang MijnDUO met token
- Maakt u gebruik van eHerkenning om in te loggen op MijnDUO dan vraagt u de met dit formulier toegang en rollen aan: Formulier Toegang MijnDUO eHerkenning
Beheerders- en gebruikersrollen
Als beheerder MijnDUO, heeft u de rollen, ‘Beheerder RIO Algemeen’, ‘Beheerder RIO Selfservice’ en Beheerder RIO opleidingseenheid’ nodig om uzelf of een collega de RIO gebruikersrollen toe te kennen. Deze beheerdersrollen vinkt u aan op het aanvraagformulier.
De beheerder MijnDUO kan na ontvangst van de autorisaties de gebruikersrollen en kenmerken koppelen aan collega’s. We raden u aan om het vullen van RIO bij 1 of 2 personen te beleggen om zo het overzicht te bewaren.
De aanvraag voor eHerkenning en toegang tot MijnDUO kunt u tegelijkertijd in gang zetten.
U kunt de eHerkenning pas koppelen aan MijnDUO als u beide heeft ontvangen.
Meer informatie over het gebruik van MijnDUO en het toekennen van rollen vindt u hier.
Toegang testomgeving
Er is voor u een RIO testomgeving beschikbaar waar u de eerste registratie van gegevens kunt uitproberen en in een later stadium ook de koppeling met de OOAPI kunt testen. Wilt u gebruik maken van de testomgeving van RIO klik dan hier voor meer informatie over het gebruik van de testomgeving en een toelichting hoe u de toegang kunt aanvragen.
Stap 2. Breng uw organisatie in kaart (Modelleren)
Om de onderwijsaanbieders en de onderwijslocaties vast te leggen in RIO is het allereerst van belang om te bepalen hoe u uw organisatie in RIO wilt vastleggen. Dit vraagt om een goede modellering van uw organisatie.
Om u hierbij te ondersteunen zijn modelleersessies georganiseerd en is hieronder een tweetal voorbeelden uitgewerkt hoe u uw organisatie kunt modelleren in RIO. Dit is gedaan voor zowel de onderwijsaanbieder(s) als onderwijslocaties.
Van belang is om meerdere personen, uit verschillende invalshoeken van uw organisatie, te betrekken bij het modelleringsproces zodat er een weloverwogen keuze wordt gemaakt.
Om u hierbij te ondersteunen zijn modelleersessies georganiseerd en is hieronder een tweetal voorbeelden uitgewerkt hoe u uw organisatie kunt modelleren in RIO. Dit is gedaan voor zowel de onderwijsaanbieder(s) als onderwijslocaties.
Van belang is om meerdere personen, uit verschillende invalshoeken van uw organisatie, te betrekken bij het modelleringsproces zodat er een weloverwogen keuze wordt gemaakt.
Let op: onderstaande voorbeelden zijn slechts hulpmiddelen en het is aan u om zelf een keuze te maken hoe u uw organisatie wilt vastleggen in RIO. U bent dus vrij om af te wijken van onderstaande voorbeelden.
Modelleren Onderwijsaanbieder(s)
Een mogelijk uitgangspunt is om te kijken hoe uw organisatie is vormgegeven op uw instellingswebsite. Anderzijds is het goed om in het achterhoofd te houden dat de eerste afnemers Studielink en Studiekeuze 123 zullen zijn. Als richtlijn kunt u ook het inschrijvingsproces hanteren van de student, bijvoorbeeld schrijft de student zich in op een school/faculteit of direct bij de instelling. Hier kunt u bepalen hoe gedetailleerd u uw onderwijsaanbieders wilt vastleggen.
Hieronder twee opties voor de registratie van de onderwijsaanbieders.
De mate van detaillering (per School een onderwijsaanbieder of 1 onderwijsaanbieder: Hanzehogeschool) bepaalt u zelf.
De mate van detaillering (per School een onderwijsaanbieder of 1 onderwijsaanbieder: Hanzehogeschool) bepaalt u zelf.
Modelleren Onderwijslocatie(s)
Voor onderwijslocaties kan een uitgangspunt zijn: de globale detaillering zoals dit nu ook in CROHO is vastgelegd of u kunt per gebouw een aparte onderwijslocatie aanmaken.
Hieronder twee opties voor de registratie van de onderwijslocaties.
De mate van detaillering (per gebouw 1 onderwijslocatie of 4 locaties op basis van gemeente) bepaalt u zelf.
De mate van detaillering (per gebouw 1 onderwijslocatie of 4 locaties op basis van gemeente) bepaalt u zelf.
Meer informatie over de Open Onderwijs API?
Wilt u meer informatie de mapping van de Open Onderwijs API naar RIO? Dan verwijzen wij u naar de website van OpenEducationAPI Link opent externe pagina . Hier vindt u alle informatie over de gegevens die via de OOAPI worden uitgewisseld en de daarbijbehorende terminologie.
Stap 3. Registreren onderwijsaanbieder(s)
Nadat u het modelleren van uw organisatie hebt afgerond en u hebt toegang tot het RIO-portaal, start u met het registreren van uw onderwijsaanbieder(s). U legt handmatig vast welke onderwijsaanbieders, namens uw onderwijsbestuur, het onderwijs verzorgen. Volg onderstaande stappen voor het opvoeren van een onderwijsaanbieder in RIO.
Klik hier voor uitleg hoe u op de pagina Organisatiestructuur in RIO komt.
- Klik op '+Onderwijsaanbieder toevoegen' of 'Onderwijsaanbieder toevoegen' (groen omlijnd in onderstaande schermprint).
Onderstaand scherm verschijnt.
- Voer hier de volgende velden in: Naam, Oprichtingsdatum en eventueel Internationale naam.
- Controleer de ingevulde gegevens en klik op 'Bewaar'.
Uw onderwijsaanbieder is nu opgeslagen. De onderwijsaanbieder krijgt nu een automatisch gegenereerde en unieke code toegekend: de onderwijsaanbiedercode (xxxAxxx). Deze onderwijsaanbiederscode heeft u samen met de onderwijslocatiecode (zie stap 4) nodig om uw aangeboden opleidingen aan te leveren via de koppeling met de Open Onderwijs API (OOAPI) van SURF.
Stap 4. Registreren onderwijslocatie(s)
Het doel van het registreren van een onderwijslocatie is om vast te leggen op welke locaties van het onderwijsbestuur, opleidingen aangeboden worden. Als er sprake is van online onderwijs, is het opvoeren van een locatie uiteraard niet van toepassing. Volg onderstaande stappen voor het opvoeren van een onderwijslocatie in RIO.
Klik hier voor uitleg hoe u op de pagina Organisatiestructuur in RIO komt.
- Klik onder het onderwijsbestuur waar u een onderwijslocatie wilt toevoegen op Onderwijslocaties (groen omlijnd in onderstaande schermprint).
- Klik op Onderwijslocatie toevoegen (groen omlijnd in onderstaande schermprint).
Onderstaand scherm verschijnt.
- Voer een (deel van het) adres of de postcode in.
Er verschijnt een drop-down menu waaruit u het juiste adres kunt selecteren.
Deze informatie is afkomstig uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). - Registreer vanaf welke datum de onderwijslocatie in gebruik is bij 'In bedrijf sinds'.
- Controleer de gegevens en klik op 'Bewaar'.
Uw onderwijslocatie is nu toegevoegd.
Komt het adres dat u wilt invoeren niet voor in de schermen, neem dan contact op met de BAG Link opent externe pagina voor het opvoeren van het adres.
Onderwijslocatiegebruik beëindigen
- Ga naar Onderwijslocaties, zoals weergegeven in stap 4.
- Klik op de onderwijslocatie waarvan u het locatiegebruik wilt beëindigen. Onderstaand scherm verschijnt.
- Klik op Beëindig onderwijslocatiegebruik.
- Vul de einddatum in (in geval van onjuiste invoer een dag later dan de in bedrijf datum) en klik op Bewaar. Het onderwijslocatiegebruik wordt nu, per opgegeven einddatum, beëindigd.
Stap 5. Registreren contactgegevens
De Communicatiecontexten in het RIO-portaal zijn bedoeld om vast te kunnen leggen hoe het onderwijsbestuur en/of de onderwijsaanbieder voor een bepaald onderwerp (= communicatiecontext) benaderd moet worden. Deze contactgegevens kunnen alleen via het RIO-portaal vastgelegd worden.
Leg minimaal op het niveau van het onderwijsbestuur de contactgegevens vast in de communicatiecontext ‘Algemeen’. Daarnaast kunt u, indien gewenst, ook voor uw onderwijsaanbieder(s) de contactgegevens vastleggen in de communicatiecontext ‘Algemeen’.
DUO registreert een bevoegd gezag op basis van de gegevens in het Handelsregister.
Binnen RIO worden de gegevens van de bevoegd gezag erkenning, opgenomen als Onderwijsbestuur. Het bevoegd gezag kan de contactgegevens en een naam bij het onderwijsbestuur vastleggen en wijzigen.
De gegevens die door RIO uit het Handelsregister zijn overgenomen kunnen niet gewijzigd worden via het RIO scherm. Dit kan alleen via de registratie bij de Kamer van Koophandel.
Naast de algemene contactgegevens kunt u voor verschillende onderwerpen contactgegevens vastleggen. Meer informatie hierover en over het gebruik van de communicatiecontexten vindt u hier.
Registreren contactgegevens
Volg onderstaande stappen om de contactgegevens te registreren.
Klik hier voor uitleg hoe u op de pagina Organisatiestructuur in RIO komt.
- Klik op het onderwijsbestuur en vervolgens op contactgegevens (zie groen omlijnde velden).
Onderstaand scherm verschijnt.
- Klik op ‘Voeg toe’, ‘Wijzig’ of ‘Beëindig’ om reeds opgevoerde gegevens te wijzigen of aan te vullen (zie blauw omlijnde deel in bovenstaande schermprint).
- Klik op ‘+ Contactgegevens toevoegen’ om contactgegevens vast te leggen voor een communicatiecontext waarvoor nog geen communicatiegegevens zijn vastgelegd (zie groen omlijnde deel in bovenstaande schermprint).
Nadat u op + Contactgegevens toevoegen hebt geklikt verschijnt onderstaand scherm.
- Selecteer bij ‘Sector’ in het dropdownmenu de sector die voor uw onderwijsbestuur of opleidingsaanbieder van toepassing is en kies bij ‘Communicatiecontext’ voor de optie Algemeen.
- Vul voor de volledigheid zoveel mogelijk van de optionele velden in.
Wilt u ook de contactgegevens voor uw onderwijsaanbieders vastleggen, herhaal dan bovenstaande stappen op het niveau van de onderwijsaanbieder.
Postbus of buitenlands adres
Wilt u bij 'Postadres' een postbus of buitenlands postadres doorgeven, klik dan op de blauwe linkjes onderaan het invoerveld.
Wilt u bij 'Bezoekadres' een buitenlands bezoekadres doorgeven, klik dan op de blauwe linkjes onderaan het invoerveld.
