Vorige pagina

Communicatiecontexten HO

 De Communicatiecontexten in het RIO-portaal zijn bedoeld om vast te leggen hoe het onderwijsbestuur en/of de onderwijsaanbieder voor een bepaald onderwerp (= communicatiecontext) benaderd moet worden. 

Wat is een communicatiecontext?

Een communicatiecontext is een onderwerp waarover een externe partij contact kan opnemen met uw onderwijsinstelling. Dit kunnen uw algemene contactgegevens zijn maar ook de contactgegevens voor bekostiging of de STAP regeling. In RIO kunt u bij ieder onderwerp contactgegevens invoeren zodat het voor een externe partij duidelijk is met welke afdeling of persoon ze hiervoor contact kunnen opnemen.

Voor wie?

Niet alle contactgegevens zijn zichtbaar voor iedereen, in het overzicht (Welke communicatiecontexten zijn er?) is per context aangegeven of deze openbaar is of niet.

Welke communicatiecontexten zijn er?

In het HO kunt u voor 3 communicatiecontexten contactgegevens registreren. Hieronder ziet u een opsomming van deze onderwerpen, wie de contactgegevens kunnen raadplegen, een toelichting en de status van het gebruik. 

Communicatiecontext Voor wie? Toelichting Status
Algemeen Iedereen

Deze contactgegevens worden gebruikt wanneer u bepaalde communicatiecontexten niet hebt gevuld.

  • Gebruik hier de gegevens die u op uw eigen website bij ‘Contact’ toont.
  • Gebruik geen gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon.
  • Gebruik altijd een zakelijk e-mailadres zoals bijvoorbeeld info@instelling.nl.
In gebruik
Bekostiging DUO/OCW

Deze contactgegevens zijn bedoeld voor medewerkers van de afdeling Bekostiging van DUO.

Formeel moet officiële correspondentie over bekostigingszaken altijd naar het bevoegd gezag worden gestuurd. Vaak komt het formeel geregistreerde adres van het bevoegd gezag niet overeen met de werkelijkheid. 

  • Gebruik deze context om een eventueel ander adres te koppelen waar u de beschikkingen en andere officiële correspondentie wilt ontvangen.
In afstemming
STAP budget regeling UWV

Deze contactgegevens zijn bedoeld voor medewerkers van het UWV in het kader van de STAP-budgetregeling. Denk hierbij aan vragen over:

  • Bewijs van aanmelding.
  • De registratie van het opleidingenaanbod in RIO.
  • Het (ontbreken) van het bewijs van deelname.

Vul in ieder geval het e-mailadres in waar het UWV het rappel voor het bewijs van deelname naar toe kan sturen. Dit bevordert een soepele afhandeling van de subsidieaanvragen.

In gebruik
Gebruik van communicatiecontexten door externe partijen
Door de communicatiecontexten voor uw organisatie goed in te vullen, zullen vragen van externe partijen op de door u gewenste plek in uw organisatie binnenkomen. Als een externe partij contact met uw instelling wil, gebruiken zij de contactgegevens die u hebt ingevuld in de bijbehorende communicatiecontext. Wanneer deze communicatiecontext niet gevuld is, worden er andere contactgegevens gebruikt. In onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd op welke manier dit gebeurt. 

Voorbeeld 
in deze afbeelding is weergegeven hoe in RIO wordt bepaald welke contactgegevens het UWV gebruikt wanneer zij contact met uw organisatie wil over de STAP-budgetregeling. 
Gebruik communicatiecontexten afbeelding

  1. In eerste instantie gebruikt het UWV de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn ingevuld bij de communicatiecontext STAP-budgetregeling
  2. Als de communicatiecontext STAP-budgetregeling niet bij de onderwijsaanbieder gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens die bij uw bestuur zijn vastgelegd in de communicatiecontext STAP-budgetregeling
  3. Als de communicatiecontext STAP-budgetregeling ook bij uw bestuur niet gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn vastgelegd in de communicatiecontext Algemeen
  4. Als de communicatiecontext Algemeen bij de onderwijsaanbieder ook niet gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens uit de communicatiecontext Algemeen van uw bestuur.
  5. Is ook bij uw bestuur de communicatiecontext Algemeen niet gevuld? Dan gebruikt het UWV de contactgegevens uit het handelsregister
Richtlijnen voor het registreren van contactgegevens bij de communicatiecontexten
U kunt contactgegevens registreren voor de communicatiecontexten op het niveau van het onderwijsbestuur, onderwijsaanbiedersgroep en onderwijsaanbieder. Het is niet verplicht om alle communicatiecontexten te vullen voor elk organisatieonderdeel. Denk goed na over op welk adres u de vragen binnen wilt krijgen. Afhankelijk van uw keuze registreert u de communicatiecontexten bij uw bestuur of bij een onderwijsaanbieder.  

Hier volgen een paar richtlijnen voor de registratie van de contactgegevens:
  • Voer bij uw onderwijsbestuur altijd de communicatiecontext ‘Algemeen’ in. Als u ‘Algemeen’ niet vult toont RIO de contactgegevens uit het Handelsregister en dat is vaak niet gewenst. Denk bij ‘Algemeen’ aan de gegevens die op de eigen website onder ‘Contact’ worden getoond. Als voor een bepaalde communicatiecontext geen contactgegevens zijn geregistreerd,  gebruiken externe partijen de contactgegevens van de communicatiecontext ‘Algemeen’.
  • Als contactgegevens van een bepaalde communicatiecontext gelden voor de hele organisatie dan hoeft u alleen de contactgegevens van deze communicatiecontext bij het onderwijsbestuur te registreren. Als van een onderwijsaanbieder een communicatiecontext niet is gevuld, maar diezelfde communicatiecontext is bij het onderwijsbestuur wel gevuld, dan worden bij de onderwijsaanbieder voor die communicatiecontext de contactgegevens van het onderwijsbestuur getoond. Zie het voorbeeld van de communicatiecontext STAP-budget hier boven voor meer uitleg over dit mechanisme.
  • Als de contactgegevens van een communicatiecontext gelijk zijn aan de contactgegevens bij ‘Algemeen’ dan hoeft u bij deze communicatiecontext geen gegevens te registreren.
  • Wijken de gegevens af? Bijvoorbeeld een ander telefoonnummer of e-mailadres? Vul dan de betreffende communicatiecontext wel.
  • Is er bij uw bestuur bij een bepaalde communicatiecontext een telefoonnummer en een e-mailadres geregistreerd en bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer bij dit onderwerp? Dan is bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer zichtbaar. Het e-mailadres van het bestuur wordt dan niet overgenomen.
  • Het is niet mogelijk om op onderwijslocatieniveau contactgegevens te registreren.
Beheer van gegevens


Het gebruik van de gegevens uit de communicatiecontexten valt of staat met de juistheid van de ingevulde gegevens. Zorg daarom dat u intern afspraken maakt over het actueel houden van deze gegevens.


De instructie voor het vastleggen van al uw contactgegevens vindt u in het Stappenplan RIO HO (stap 5, Registreren contactgegevens) via onderstaande link: