Een communicatiecontext is een onderwerp waarover een externe partij contact op kan nemen met een onderwijsinstelling. Bijvoorbeeld over bekostiging of leerplicht voor een specifieke leerling. De onderwijsinstelling kan bij iedere communicatiecontext contactgegevens invoeren. Zo is het voor externe partijen sneller duidelijk met welke afdeling ze contact kunnen opnemen.

Rol

U hebt de rol ‘RIO Beheren contactadres’ nodig om de contactgegevens te registreren. Klik hier voor meer informatie over de rollen in RIO.

Voor wie?

Niet alle contactgegevens zijn zichtbaar voor iedereen, in onderstaand overzicht is per context aangegeven of deze openbaar is of niet.

Actueel houden

Controleer als onderwijsinstelling periodiek de communicatiecontexten en pas deze zo nodig aan. Zo houden we de gegevens rondom de registratie van communicatiecontexten actueel en komen de vragen van externe partijen op de gewenste plek terecht binnen uw instelling.

Overzicht communicatiecontexten

In het vo kunt u voor 7 communicatiecontexten contactgegevens registreren. Hieronder ziet u een overzicht van de communicatiecontexten, wie de contactgegevens kunnen raadplegen, een toelichting en de status van het gebruik.

Communicatiecontexten vo

Communicatiecontext	Voor wie?	Toelichting	Status
Algemeen	Openbaar toegankelijk	Deze contactgegevens worden gebruikt als achtervang wanneer u bepaalde communicatiecontexten niet hebt gevuld. Gebruik hier de gegevens die u op uw eigen website bij ‘Contact’ toont. Gebruik geen gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Gebruik altijd een zakelijk e-mailadres zoals bijvoorbeeld info@instelling.nl.	In gebruik
Bekostiging	DUO/OCW)	Deze contactgegevens zijn bedoeld voor medewerkers van de afdeling Bekostiging van DUO. Het exacte doel en gebruik van deze communicatiecontext wordt op dit moment afgestemd.	In afstemming
Facturatie	Openbaar toegankelijk	Het adres waar alle facturen etc. heen moeten. Iedereen die een factuur wil sturen mag dit inzien. De context Facturatie is alleen zichtbaar in de openbare instellingsinformatie en wordt niet ontsloten via Open Data.	In gebruik
OCW/DUO	DUO	Voor algemene communicatie vanuit DUO waarvoor geen specifieke context aanwezig is.	In afstemming
RIO-Beheer	DUO, Inspectie van het onderwijs, raden	Bedoeld voor de helpdesk RIO om contact op te nemen met degene die bij de onderwijsinstelling verantwoordelijk is voor het beheer van RIO.	In gebruik
Toezicht	Inspectie van het onderwijs	Deze contactgegevens zijn bedoeld voor de toezichthouders van de Inspectie van het Onderwijs. Het exacte doel en gebruik van deze communicatiecontext wordt op dit moment afgestemd.	In afstemming
Verwerkersovereenkomst	Onderwijsinstelling	Deze contactgegevens zijn bedoeld om notificaties voor de Dienst Verwerkersovereenkomsten van Kennisnet te sturen aan uw bestuur. We adviseren om een algemeen mailadres (dus geen persoonlijk e-mailadres) in te vullen die toegankelijk is voor de medewerkers die voor uw bestuur alle zaken over verwerkersovereenkomsten afhandelen. Bijvoorbeeld de functionaris gegevensbescherming. U kunt ook een e-mailadres gebruiken dat e-mails automatisch doorstuurt naar de juiste persoon. Het ingevulde e-mailadres wordt gebruikt door leveranciers wanneer u hebt aangegeven vragen te hebben over de verwerkersovereenkomst of deze afkeurt omdat u het er niet mee eens bent.	In gebruik

Meer toelichting over het registreren van de contactgegevens vindt u hieronder:

U kunt contactgegevens registreren voor de communicatiecontexten op het niveau van het onderwijsbestuur, onderwijsaanbiedersgroep en onderwijsaanbieder. Het is niet verplicht om alle communicatiecontexten te vullen voor elk organisatieonderdeel. Denk goed na op welk adres u de vragen binnen wilt krijgen. Afhankelijk van uw keuze registreert u de communicatiecontexten bij uw bestuur of bij een onderwijsaanbieder.

Hier volgen een paar richtlijnen voor de registratie van de contactgegevens:

Voer bij uw onderwijsbestuur altijd de communicatiecontext ‘Algemeen’ in. Als u ‘Algemeen’ niet vult toont RIO de contactgegevens uit het Handelsregister en dat is vaak niet gewenst. Denk bij ‘Algemeen’ aan de gegevens die op de eigen website onder ‘Contact’ worden getoond. Als voor een bepaalde communicatiecontext geen contactgegevens zijn geregistreerd, gebruiken externe partijen de contactgegevens van de communicatiecontext ‘Algemeen’
Als contactgegevens van een bepaalde communicatiecontext gelden voor de hele organisatie dan hoeft u alleen de contactgegevens van deze communicatiecontext bij het onderwijsbestuur te registreren. Als van een onderwijsaanbieder een communicatiecontext niet is gevuld dan worden bij de onderwijsaanbieder voor die communicatiecontext de contactgegevens van het onderwijsbestuur getoond. Meer informatie over overerving vindt u onder het kopje 'Overerving communicatiecontexten'.
Als de contactgegevens van een communicatiecontext gelijk zijn aan de contactgegevens bij ‘Algemeen’ dan hoeft u bij deze communicatiecontext geen gegevens te registreren.
Per gegevensset geldt overerving, wijken de gegevens af? Bijvoorbeeld een ander telefoonnummer of e-mailadres? Vul dan de betreffende communicatiecontext wel.
Is er bij uw bestuur bij een bepaalde communicatiecontext een telefoonnummer en een e-mailadres geregistreerd en bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer bij dit onderwerp? Dan is bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer zichtbaar. Het e-mailadres van het bestuur wordt dan niet overgenomen.
Het is niet mogelijk om op onderwijslocatieniveau contactgegevens te registreren omdat een locatie geen organisatieonderdeel is waar contact mee kan worden opgenomen.

Als u de communicatiecontexten voor uw organisatie goed invult, komen vragen van externe partijen binnen op de juiste plek in uw organisatie. Als een externe partij contact met uw instelling wil, gebruiken zij de contactgegevens die u hebt ingevuld in de bijbehorende communicatiecontext. Wanneer deze communicatiecontext niet gevuld is, worden er andere contactgegevens gebruikt. In onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd op welke manier dit gebeurt.

Voorbeeld

In onderstaande afbeelding is weergegeven hoe in RIO wordt bepaald welke contactgegevens een leerplichtambtenaar gebruikt wanneer zij contact met uw organisatie wil over Leerplicht/RMC.

In eerste instantie gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn ingevuld bij de communicatiecontext Leerplicht/RMC.
Is de communicatiecontext Leerplicht/RMC niet bij de onderwijsaanbieder gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij de onderwijsaanbiedersgroep zijn vastgelegd in de communicatiecontext Leerplicht/RMC.
Is de communicatiecontext Leerplicht/RMC niet bij de onderwijsaanbiedersgroep gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij uw onderwijsbestuur zijn vastgelegd in de communicatiecontext Leerplicht/RMC.
Is de communicatiecontext Leerplicht/RMC niet bij uw onderwijsbestuur gevuld ? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn vastgelegd in de communicatiecontext Algemeen.
Is de communicatiecontext Algemeen niet bij onderwijsaanbieder gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens die bij de onderwijsaanbiedersgroep zijn vastgelegd in de communicatiecontext Algemeen.
Is de communicatiecontext Algemeen niet bij de onderwijsaanbiedersgroep gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de gegevens uit de communicatiecontext Algemeen van uw onderwijsbestuur.
Is ook bij uw onderwijsbestuur de communicatiecontext Algemeen niet gevuld? Dan gebruikt de leerplichtambtenaar de contactgegevens uit het handelsregister.

Laatst gewijzigd op 02-04-2024

Handleidingen

Algemene informatie

Wat zijn communicatiecontexten? vo