Handleidingen

Algemene informatie

Vorige pagina

Overzichtspagina automatische registratie (M2M) mbo/vavo

Op deze pagina kunt u alle informatie voor de automatische registratie (M2M) vinden voor de sector middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en voortgezet algemeen volwassenenonderwijs (vavo). U kunt meer informatie vinden over wat er geregistreerd moet worden en wat het gevolg hiervan is.

Starten met RIO

Hieronder kunt u alle informatie vinden als u voor de eerste keer gaat registreren in RIO.

Beheer via LAS/SIS
Maakt uw onderwijsinstelling gebruik van een administratiesysteem (dat ook wel Leerlingenadministratiepakket (LAS) of Studentinformatiesysteem (SIS) wordt genoemd), dan kunt u bij het vullen van de RIO-gegevens bij uw softwareleverancier terecht voor handleidingen en support. Voordat u op deze manier de gegevens in RIO gaat vullen, moet uw bestuur een mandaat in het Onderwijs serviceregister Link opent externe pagina (OSR) hebben vastgelegd.

Start u voor het eerst met RIO en wilt u scholingsactiviteiten registreren? Vraag eerst eHerkenning aan (klik hier voor meer informatie) en een beheerdersaccount met de volgende rollen Beheerder RIO algemeen en RIO Selfservice voor Mijn DUO Zakelijk. Vul onderstaand formulier in en stuur deze ingevuld op naar securityservicedesk@duo.nl.

Voordat u kunt registreren in RIO moet u eerst de juiste rollen en kenmerken koppelen aan uw account binnen RIO. Klik hier voor meer informatie over het koppelen van rollen/kenmerken. Het koppelen van rollen en kenmerken doet u niet in uw SIS maar handmatig in RIO.

Hebt u bovenstaande voor uw organisatie gedaan dan kunt u verder met het registreren van uw organisatie binnen RIO. Van de onderstaande blokken hebt u in ieder geval de volgende nodig voor een volledig en juiste registratie:

  • Informatie onderwijsaanbieder
  • Informatie onderwijslocatie
  • Informatie opleidingsaanbod
  • Registreren contactgegevens
Afspraken in het mbo/vavo
Deel Afspraak Datum Herkomst
Onderwijsaanbieder De naam van een onderwijsaanbieder moet zelfstandig te gebruiken zijn.
Dit betekent dat een generieke naam zoals "Welzijn & Gezondheid", "VAVO", "School voor Toerisme en Recreatie" niet afdoende is. Een voorbeeld van een naam dat wel gebruikt kan worden is: mboRijnland MBO College Techniek & ICT. Deze naam wordt door afnemers gebruikt bij het tonen van het opleidingsaanbod en zou daarom zelfstandig gebruikt moeten worden.		 24 januari 2023 Ketendag mbo
Aangeboden opleiding Bij registratie van het opleidingsaanbod dient altijd gebruik te worden gemaakt van de aangeboden opleiding + cohort. Het cohort geeft essentiële data voor de oriënterende student, zowel qua aanmelden als qua instromen. Vandaar dat er altijd een cohort moet worden geregistreerd. 14 november 2023 Ketendag mbo
Aangeboden opleiding De einddatum van het cohort hoeft niet gevuld te worden zodat er geen onnodige registraties zijn binnen RIO. Afnemers gaan uit van de studielast of afwijkende opleidingsduur. 27 februari 2024 Ketendag mbo
Aangeboden opleiding De status in het cohort hoeft alleen aangepast te worden indien het cohort vol is voor het einde van de aanmeldperiode. Wanneer het eind van de aanmeldperiode is verstreken is het cohort niet meer van toepassing. Aangeboden opleidingen zijn alleen zichtbaar bij Leeroverzicht waarbij er een cohort is met de status open en waarvan het einde aanmeldperiode nog niet is verstreken. 27 februari 2024 Ketendag mbo

Informatie onderwijsaanbieder
Een onderwijsaanbieder is een organisatie die het onderwijs verzorgt. Het doel van het registreren van een onderwijsaanbieder is om vast te leggen welke onderwijsaanbieders, namens het onderwijsbestuur, het onderwijs verzorgen. Het gaat hierbij om de naam van de organisatie die het onderwijs verzorgt. Gebruikt u meerdere namen, zoals organisatienamen of labels, om het opleidingsaanbod aan te bieden? Dan legt u meerdere onderwijsaanbieders vast.
In uw SIS registreert u verplicht de volgende velden:
  • De naam van een onderwijsaanbieder. De naam moet zelfstandig te gebruiken zijn volgens de gemaakte afspraken binnen het mbo. Klik hier voor meer informatie over de gemaakte afspraken
  • De onderwijsinstellingserkenning of keurmerk dat geldig is voor de onderwijsaanbieder. Zoals een instellingsnummer, NRTO, NLQF of een sector- en brancheorganisatie erkenning, 
  • De oprichtingsdatum waarop de onderwijsaanbieder is opgericht. Deze datum mag niet voor de datum van de erkenning liggen
Optioneel vult u de internationale naam.

Wanneer u uitwisselt met RIO dan maakt RIO automatisch een onderwijsaanbiedercode aan, Het format van deze code is altijd 999A999.

De afnemers van RIO zoals Leeroverzicht, KiesMBO en CAMBO maken gebruik van de informatie geregistreerd in RIO, klik hier voor meer informatie om welke gegevens dit gaat en hoe dit wordt gebruikt. 
Informatie onderwijslocatie
Een onderwijslocatie is de locatie waar het onderwijs gegeven wordt. Het doel van het registreren van een onderwijslocatie is om vast te leggen welke locaties bij het onderwijsbestuur in gebruik zijn en waar door onderwijsaanbieders onderwijs verzorgt kan worden. Er wordt gebruik gemaakt van het BAG register. Daarom kunt u alleen adressen of plaatsen in Nederland registreren. Als er uitsluitend sprake is van online onderwijs is de onderwijslocatie niet relevant.

In uw SIS registreert u verplicht de volgende velden:
  • Het adres van uw onderwijslocatie. Deze informatie is afkomstig uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG Link opent externe pagina ). Komt het adres dat u wilt registreren niet voor in de schermen? Neem dan contact op met de BAG voor het opvoeren van het adres.
  • De datum waarop de onderwijslocatie in gebruik is genomen.
Wanneer u de gegevens uitwisselt met RIO, maakt RIO automatisch een onderwijslocatiecode aan. Het format van deze code is altijd 999X999.
Informatie opleidingsaanbod
U registreert uw aangeboden opleidingen en cohorten in RIO zodat afnemers uw opleidingsaanbod kunnen gebruiken. Het is belangrijk om cohorten te registreren met een open status anders is uw opleiding niet zichtbaar op pagina's van afnemers. Denk hierbij aan afnemers zoals CAMBO Link opent externe pagina , KiesMBO Link opent externe pagina en Leeroverzicht Link opent externe pagina . Cambo gebruikt bijvoorbeeld het opleidingsaanbod uit RIO voor het proces van studentaanmeldingen in het mbo. KiesMBO en Leeroverzicht gebruiken het opleidingsaanbod om aankomende studenten te informeren.

Voor een meer gedetailleerde uitleg over het opleidingsaanbod klikt u op de onderstaande link.

Registreren contactgegevens
Het doel van het registreren van de contactgegevens is dat externe partijen met de juiste persoon of afdeling binnen uw instelling contact op kunnen nemen. U registreert hiervoor contactgegevens in het kader van een bepaalde communicatiecontext. Een communicatiecontext is een onderwerp waarover een externe partij contact op kan nemen met een onderwijsinstelling. Bijvoorbeeld over bekostiging of leerplicht voor een specifieke leerling.

Tip: Registreer geen persoonlijke contactgegevens maar gebruik algemene of generieke gegevens. Gebruik een e-mailadres met de extensie van uw instelling (bijvoorbeeld: @duo.nl). U kunt hier meer informatie vinden over de verschillende communicatiecontexten.

Informatie verhuizen/fusie

Het stappenplan voor het verhuizen of fuseren volgt zodra deze klaar is.

Informatie gegevensuitwisseling SIS-RIO
DUO heeft in samenwerking met de SIS-leveranciers de RIO-gegevens in de mbo-keten in kaart gebracht. Op deze manier is het inzichtelijk welke velden in het SIS zorgen voor welke vulling in RIO. Het biedt concrete handvatten voor mbo-scholen om gegevens in hun SIS zo te vullen dat deze juist in RIO komen te staan.

Voor een meer gedetailleerde uitleg over de gegevensuitwisseling klikt u op de onderstaande link.

Gebruik afnemers
DUO heeft in samenwerking met drie grote afnemers van RIO-gegevens in de mbo-keten in kaart gebracht welke RIO gegevens zij gebruiken en op welke manier deze gegevens gebruikt worden. Voor zowel Leeroverzicht, KiesMBO als CAMBO is het gebruik van deze gegevens te raadplegen via onderstaande documenten. Het biedt concrete handvatten voor mbo-scholen om gegevens in RIO zo te vullen dat deze juist op de websites/portalen van de betreffende afnemers komen te staan.

Voor een meer gedetailleerde uitleg over de afnemers klikt u op de onderstaande link.

RIO Dashboard
Het RIO dashboard geeft inzicht in de data zoals geregistreerd in Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO). Via het dashboard kunnen scholen en instellingen snel, eenvoudig en overzichtelijk hun organisatiestructuur inzien en controleren. De informatie op het dashboard toont de openbare gegevens uit RIO.
Vragen?

Laatst gewijzigd op 24-10-2024