Handleidingen

Algemene informatie

Vorige pagina

Veelgestelde vragen en systeemmeldingen PO

Hier staan alle veelgestelde vragen en systeemmeldingen bij elkaar.

Veelgestelde vragen
Wat moet ik in RIO doen?

In RIO moeten de gegevens van de onderwijsaanbieder(s),  de onderwijslocatie(s), de aangeboden opleiding(en) en de contactgegevens toegevoegd worden. Voor de uitwisseling met ROD hebt u een onderwijsaanbiederscode (xxxAxxx) en een onderwijslocatiecode (xxxXxxx) nodig. Het systeem genereert deze codes zelf na het toevoegen van de gegevens in RIO.

In de instructie Starten met RIO vindt u een stappenplan voor het toevoegen van gegevens in RIO. 

Voor wanneer moet ik de gegevens in RIO opgevoerd hebben?

De RIO-gegevens 'onderwijsaanbieder' en 'onderwijslocatie' worden per 1 augustus 2022 verplicht in de uitwisseling met ROD. Inschrijvingen met een datum vanaf 1 augustus 2022 waarbij deze gegevens ontbreken, worden afgekeurd. Wacht daarom niet te lang met vullen.

Dat geldt ook voor het vullen van de aangeboden opleiding(en) in RIO. In uw leerlingenadministratiesysteem (LAS) wordt de aangeboden opleiding gekoppeld aan leerlingen zodat bijvoorbeeld het uitwisselen van de jaarovergang soepel kan verlopen.

Deze RIO-gegevens worden in het nieuwe schooljaar ook gebruikt voor uitwisselingen in het kader van OSO en de Verplichte Eindtoets PO.

Waarom is Mijn Organisatie leeg en kan ik niks toevoegen/wijzigen in RIO?
  1. Zorg dat u werkt in Chrome of Firefox, RIO werkt niet in Internet Explorer. 

  2. Ziet u nog steeds niets, controleer dan of u de juiste autorisaties hebt voor RIO.

  3. Voor het vullen van RIO hebt u de RIO-gebruikersrollen nodig. Controleer of u deze gebruikersrollen mét het selectiekenmerk hebt.

    Er zijn in totaal acht RIO-gebruikersrollen. Beheert u RIO via het RIO portaal, dan hebt u alle acht gebruikersrollen nodig. Beheert u RIO via het eigen administratiesysteem, dan hebt u alleen de bovenste vijf gebruikersrollen nodig.

    - RIO beheren onderwijsbestuur
    - RIO beheren contactadres
    - RIO beheren samenwerkingsvorm
    - RIO RPL context instellingen
    - RIO beheren onderwijsaanbiedersgroep
    - RIO beheren onderwijslocatiegebruik
    - RIO beheren onderwijsaanbieder
    - RIO beheren aangeboden opleiding

    Bij elke gebruikersrol moet de organisatorische eenheidscode (xxxBxxx) als selectiekenmerk zijn toegevoegd.

  4. Hebt u nog geen RIO-gebruikersrollen, dan kan iemand van uw instelling met de beheerdersrol “Beheerder RIO Algemeen” deze aan u toekennen. Meer informatie over rollen en kenmerken vindt u hier.

  5. Wilt u voor uw onderwijsinstelling de nieuwe beheerder voor RIO worden? Vul dan dit formulier (147Kb, pdf) in en stuur dit naar securityservicedesk@duo.nl

    - Vul bij vraag 1.2 uw bestuursnummer in (5 cijfers).
    - Zet bij vraag 3 een vinkje voor “Beheerder RIO Algemeen” en “RIO beheerder Selfservice” of ”OSR-Toegang”. Als RIO beheerder hebt u altijd de beheerdersrol “Beheerder RIO Algemeen” nodig. Daarnaast hebt u nog een beheerdersrol nodig, afhankelijk van de manier waarop u de gegevens beheert. Beheert u RIO via het eigen administratiesysteem, dan hebt u ook de rol ”OSR-Toegang” nodig. Beheert u RIO via het RIO portaal, dan hebt u ook de rol “Beheerder RIO Selfservice” nodig.
    - Laat het formulier ondertekenen door de persoon die geregistreerd staat bij de KvK als tekenbevoegd.

Welke ingangsdatum moet ik aanhouden bij het opvoeren van de onderwijsaanbieder, onderwijslocatie en aangeboden opleidingen?

Bij het opvoeren van de onderwijsaanbieder, onderwijslocatie en aangeboden opleidingen moet u een ingangsdatum meegeven. Voor al deze ingangsdata kunt u 01-08-2021 aanhouden, dit is de ingangsdatum van RIO voor het primair onderwijs.

Waarom krijg ik veel resultaten bij het zoeken op mijn BRIN in RIO?

De zoekcriteria van RIO is breed en zoekt onder andere in bestuursnummers, namen en postcodes.

Moet ik een onderwijsaanbiedersgroep maken?

Een onderwijsaanbiedersgroep is optioneel en het maken hiervan is niet verplicht.

Hoe verwijder ik foutieve gegevens uit RIO?

Het verwijderen van gegevens uit RIO is afhankelijk van de manier waarop de gegevens zijn toegevoegd. Dit kan via het eigen administratiesysteem of via het RIO portaal. 
Hier vindt u de instructie voor het verwijderen van gegevens.

Hoe koppel ik de rollen en kenmerken in Mijn DUO?

In deze instructie staat hoe u de rollen en kenmerken kunt koppelen.

Systeemmeldingen RIO
1) 'Er moet gedurende de gehele levensduur van een organisatorische eenheid een periode geldig zijn'
Het is niet mogelijk een eerdere ingangsdatum van de wijziging te kiezen dan de oprichtingsdatum van het onderwijsbestuur/onderwijsaanbieder/onderwijsaanbiedersgroep. Indien dit moet worden aangepast neem dan contact op met de Helpdesk RIO (rio@duo.nl).

2) 'De periode van de aangeboden opleiding valt niet (volledig) binnen de opleidingseenheid-periode'
De gekozen opleiding is op de begindatum niet actief. Controleer of de gekozen opleiding nog actueel is via zoeken en vinden in RIO.
Meer informatie over het raadplegen van RIO vindt u hier. 
3) 'Er moet een geldig onderwijslocatiegebruik en vestiging aanwezig zijn bij de juridische onderwijslocatiegebruik-relatie'
De vestigingserkenning of onderwijslocatie is niet actief op de peildatum bij het vastleggen van een juridische relatie. Controleer via het portaal of de vestigingserkenning en onderwijslocatie op de peildatum actief zijn.
4) 'De periode vanaf de eerste-instroomdatum tot het einde van een aangeboden opleiding valt niet (volledig) binnen de onderwijsaanbieder-periode'
Het is niet mogelijk de onderwijsaanbieder te beëindigen als er nog aangeboden opleidingen zijn voor de ingangsdatum of na de beëindigingsdatum van de Onderwijsaanbieder. Zoek eerst uit om welke aangeboden opleiding het gaat en pas de data aan. Vervolgens kunt u de onderwijsaanbieder beëindigen.

5) Ik wil mijn invoer bij de contactgegevens verwijderen, maar het systeem geeft de melding dat het invoerveld verplicht is. Wat moet ik doen?
Wanneer een gegeven niet (meer) correct is, kunt u het gegeven wijzigen. Is het gegeven niet meer van toepassing, dan moet dit gegeven beëindigd worden. Vanaf de datum beëindiging wordt dit gegeven dan niet meer getoond.

6) Onderwijslocatie Nederland komt niet voor als adres in de BAG

Een onderwijslocatie kan alleen opgevoerd worden als deze overeenkomt met de registratie in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen Link opent externe pagina (BAG). Mocht de onderwijslocatie in het BAG niet of niet juist geregistreerd staan, dan kunt u hierover contact opnemen met het Kadaster. Link opent externe pagina

7) Ik krijg een melding bij het opvoeren van een onderwijsaanbieder/onderwijslocatie/aangeboden opleiding. Wat moet ik doen?
Mogelijk ligt dit aan de ingangsdatum. Bij het opvoeren van een onderwijslocatie, onderwijsaanbieder en aangeboden opleiding krijgt u een melding wanneer de ingangsdatum vóór de juridisch vastgelegde begindatum ligt. Raadpleeg hiervoor de juridische gegevens die in RIO zijn vastgelegd, deze zijn te vinden bij de velden met het gele label 'onderwijserkenningen'.