Een communicatiecontext is een onderwerp waarover een externe partij contact kan opnemen met uw onderwijsinstelling. Denk aan bekostiging of leerplicht. In RIO kunt u bij iedere communicatiecontext contactgegevens invoeren zodat het voor een externe partij duidelijk is met welke afdeling of persoon ze hiervoor contact kunnen opnemen.

Niet alle contactgegevens zijn zichtbaar voor iedereen, in het overzicht (Welke communicatiecontexten zijn er?) is per context aangegeven of deze openbaar is of niet.

In het mbo kunt u voor 7 communicatiecontexten contactgegevens registreren. Wanneer u klikt op de groene button ziet u een opsomming van deze onderwerpen en wie de contactgegevens kunnen raadplegen. In de laatste kolom vindt u een toelichting over het doel en gebruik per onderwerp.

Communicatiecontexten mbo

Communicatiecontext	Voor wie?	Toelichting	Status
Algemeen	Openbaar toegankelijk	Deze contactgegevens worden gebruikt als achtervang wanneer u bepaalde communicatiecontexten niet heeft gevuld. Gebruik hier de gegevens die u op uw eigen website bij ‘Contact’ toont. Gebruik geen gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Gebruik altijd een zakelijk e-mailadres zoals bijvoorbeeld info@instelling.nl.	In gebruik
Aanmelden	Openbaar toegankelijk	Deze contactgegevens zijn bedoeld voor iedereen die iets wil weten over het aanmelden voor een bepaalde opleiding op uw instelling. Gebruik bij gegevens die voor iedereen raadpleegbaar zijn geen gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Gebruik altijd een zakelijk e-mailadres zoals bijvoorbeeld info@instelling.nl.	In gebruik
Beroepspraktijkvorming (BPV) Uitvoering	Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB)	Deze contactgegevens zijn bedoeld om vanuit SBB contact op te kunnen nemen met de afdeling (of eventueel een persoon) binnen de onderwijsinstelling die het BPV proces goed kent en die ook weet naar wie hij moet doorverwijzen als er een specifieke vraag rond de erkenning of over de organisatie rond de stage/leerbaan aan de orde is bij een leerbedrijf. Als uw instelling geen apart afdeling of contactpersoon hiervoor heeft, geef dan de gegevens door van een afdeling (of persoon) die weet waar zij de medewerker van SBB naar moet doorverwijzen. Belangrijk daarbij is dat de communicatielijn tussen SBB en de verantwoordelijke binnen de onderwijsinstelling zo kort mogelijk blijft. Geef in ieder geval deze contactgegevens van de afdeling door: Naam E-mailadres Telefoonnummer (bij voorkeur een mobiel nummer of een vast nummer dat doorgeschakeld is naar een mobiel)	In gebruik
Bekostiging	DUO/OCW	Deze contactgegevens zijn bedoeld voor medewerkers van de afdeling Bekostiging van DUO. Het exacte doel en gebruik van deze communicatiecontext wordt op dit moment afgestemd.	In afstemming
Leerplicht/RMC	Leerplichtambtenaar/RMC	Deze contactgegevens zijn bedoeld om vanuit Leerplicht/RMC contact op te kunnen nemen met de afdeling (of eventueel de persoon) die de meeste informatie heeft over uitgeschreven studenten zonder startkwalificatie. Als uw instelling hier geen aparte afdeling of contactpersoon voor heeft, geef dan de gegevens door van een afdeling of persoon die weet waar zij de leerplichtambtenaar naar moeten doorverwijzen. Samen met de school kan dan worden bepaald welke actie nodig is om een uitgeschreven leerling naar een startkwalificatie te begeleiden. Let op: Het gaat hier niet om informatie over individuele verzuimmeldingen. Deze informatie wordt met de verzuimmelding uitgewisseld. Geef in ieder geval deze contactgegevens van de afdeling (of persoon) door: Naam E-mailadres Telefoonnummer	In gebruik
Toezicht	Inspectie van het onderwijs	Deze contactgegevens zijn bedoeld voor de toezichthouders van de Inspectie van het Onderwijs. Het exacte doel en gebruik van deze communicatiecontext wordt op dit moment afgestemd.	In afstemming
STAP budget regeling	UWV	Deze contactgegevens zijn bedoeld voor medewerkers van het UWV in het kader van de STAP-budgetregeling. Denk hierbij aan vragen over: Bewijs van aanmelding. De registratie van het opleidingenaanbod in RIO. Het (ontbreken) van het bewijs van deelname. Geef in ieder geval het e-mailadres waar het UWV het rappel voor het bewijs van deelname naar toe kan sturen. Dit bevordert een soepele afhandeling van de subsidieaanvragen.	In gebruik

Door de communicatiecontexten voor uw organisatie goed in te vullen, zullen vragen van externe partijen op de door u gewenste plek in uw organisatie binnenkomen. Als een externe partij contact met uw instelling wil, gebruiken zij de contactgegevens die u hebt ingevuld in het bijbehorende communicatiecontext. Wanneer deze communicatiecontext niet gevuld is, worden er andere contactgegevens gebruikt. In onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd op welke manier dit gebeurt.

Voorbeeld

in deze afbeelding is weergegeven hoe in RIO wordt bepaald welke contactgegevens het UWV gebruikt wanneer zij contact met uw organisatie wil over de STAP-budgetregeling.

Gebruik communicatiecontexten afbeelding

In eerste instantie gebruikt het UWV de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn ingevuld bij de communicatiecontext STAP-budgetregeling.
Als de communicatiecontext STAP-budgetregeling niet bij de onderwijsaanbieder gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens die bij uw bestuur zijn vastgelegd in de communicatiecontext STAP-budgetregeling.
Als de communicatiecontext STAP-budgetregeling ook bij uw bestuur niet gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens die bij de onderwijsaanbieder zijn vastgelegd in de communicatiecontext Algemeen .
Als de communicatiecontext Algemeen bij de onderwijsaanbieder ook niet gevuld is, gebruikt het UWV de gegevens uit de communicatiecontext Algemeen van uw bestuur.
Is ook bij uw bestuur de communicatiecontext Algemeen niet gevuld? Dan gebruikt het UWV de contactgegevens uit het handelsregister.

U kunt contactgegevens registreren voor de communicatiecontexten op het niveau van het onderwijsbestuur en onderwijsaanbieder. Het is niet verplicht om alle communicatiecontexten te vullen voor elk organisatieonderdeel. Denk goed na over op welk adres u de vragen binnen wilt krijgen. Afhankelijk van uw keuze registreert u de communicatiecontexten bij uw bestuur of bij een onderwijsaanbieder.

Hier volgen een paar richtlijnen voor de registratie van de contactgegevens:

Voer bij uw onderwijsbestuur altijd de communicatiecontext ‘Algemeen’ in. Als u ‘Algemeen’ niet vult toont RIO de contactgegevens uit het Handelsregister en dat is vaak niet gewenst. Denk bij ‘Algemeen’ aan de gegevens die op de eigen website onder ‘Contact’ worden getoond. Als voor een bepaalde communicatiecontext geen contactgegevens zijn geregistreerd, gebruiken externe partijen de contactgegevens van de communicatiecontext ‘Algemeen’.
Als contactgegevens van een bepaalde communicatiecontext gelden voor de hele organisatie dan hoeft u alleen de contactgegevens van deze communicatiecontext bij het onderwijsbestuur te registreren. Als van een onderwijsaanbieder een communicatiecontext niet is gevuld, maar diezelfde communicatiecontext is bij het onderwijsbestuur wel gevuld, dan worden bij de onderwijsaanbieder voor die communicatiecontext de contactgegevens van het onderwijsbestuur getoond. Zie het voorbeeld in Gebruik van communicatiecontexten door externe partijen.
Als de contactgegevens van een communicatiecontext gelijk zijn aan de contactgegevens bij ‘Algemeen’ dan hoeft u bij deze communicatiecontext geen gegevens te registreren. Wijken de gegevens af? Bijvoorbeeld een ander telefoonnummer of e-mailadres? Vul dan de betreffende communicatiecontext wel. Vul de context wel zo volledig mogelijk in en niet alleen het afwijkende gegeven zoals bijvoorbeeld het telefoonnummer of e-mailadres. Zorg dat alles gevuld is ook hetgeen hetzelfde is als bij algemeen. Want als er bij uw bestuur bij een communicatiecontext een telefoonnummer en een e-mailadres geregistreerd staat en bij de onderwijsaanbieder alleen het telefoonnummer.. Dan is bij de onderwijsaanbieder alleen een telefoonnummer zichtbaar. Het e-mailadres van het bestuur wordt dan niet overgenomen.
Het is niet mogelijk om op onderwijslocatieniveau contactgegevens te registreren.

De handleiding voor het vastleggen van contactgegevens vind u hier.

Het gebruik van de gegevens uit de communicatiecontexten valt of staat met de juistheid van de ingevulde gegevens. Zorg daarom dat u intern afspraken maakt over het actueel houden van deze gegevens.

Handleidingen

Algemene informatie

Communicatiecontexten MBO